Сегодня наши эксперты по труду рассмотрят следующие вопросы, связанные с требованиями к служебному документу «Должностная инструкция»:
- для чего нужна должностная инструкция;
- форма должностной инструкции;
- содержание должностной инструкции;
- ознакомление с должностной инструкцией;
- кем разрабатываются должностные инструкции;
- с кем согласовываются должностные инструкции;
- кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции;
- как часто надо менять текст должностной инструкции;
- где хранятся должностные инструкции.
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определенны функции, права, обязанности и ответственность сотрудников организации. С помощью этого документа можно равномерно распределить нагрузку в трудовом коллективе, ввести более глубокую специализацию и персональную ответственность за порученный участок работы.
Форма должностной инструкции
Способ оформления должностных инструкций определяет работодатель. Как и любой управленческий документ, должностная инструкция должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Форма должностной инструкции должна найти свое закрепление в «Альбоме форм управленческой документации» организации.
Содержание должностной инструкции
За время использования должностных инструкций было выработано несколько методик их составления.
Одной из самых простых является методика, по которой вся инструкция состоит из двух разделов:
- Основные задачи;
- Должностные инструкции.
Более сложный вариант включает следующие разделы:
- Общие положения;
- Должностные обязанности;
- Права;
- Ответственность.
Ознакомление с должностной инструкцией
Работник должен быть ознакомлен с инструкцией, о чем ставится его виза на самом документе, либо на специальном бланке. В этом случае лист ознакомления является приложением к должностной инструкции.
Кем разрабатываются должностные инструкцией
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписывается. Должностная инструкция обязательно утверждается руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это действительно находится в его компетенции. Существует подход, когда работник сам описывает свой функционал, который потом закрепляется в должностной инструкции.
С кем согласовываются должностные инструкции
Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами организации. В случае если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующими руководителями структурных подразделений или должностным лицом, которое курирует данное направление.
Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкцииДолжностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, а утверждается полномочным руководителем организации.
Как часто надо менять текст должностной инструкции
Изменения в должностных инструкциях требуются лишь в отдельных случаях. Например с изменением функций, переименованием организации и т.д. При увольнении должностных лиц, подписавших и утвердивших должностную инструкцию, изменять реквизиты должностной инструкции не требуется.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается приказ руководителя организации, который доводится до работника под роспись. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях:
- при изменении наименования организации или структурного подразделения;
- при изменении наименования должности;
- при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Подобную ситуацию можно избежать если делать инструкцию на специалиста, а не на конкретного работника.
Где хранятся должностные инструкции
Должностные инструкции хранятся там, где им определяют место хранения номенклатура дел организации. Чаще всего оригиналы должностных инструкций хранятся в отделе кадров (служба персонала), а копии — в соответствующих подразделениях.