«У меня профессия такая – всё обо всех знать», – говорила секретарша Верочка в «Служебном романе». Когда смотришь фильм, эта фраза звучит иронично. Многие уверены, что секретарши только и делают, что сплетничают и красят ногти. Между тем, если вдуматься, всё обо всех знать – очень важная обязанность специалиста этого профиля. Но далеко не единственная. 24 апреля секретари всего мира отмечают свой профессиональный праздник. Мы выяснили, что без хорошего секретаря в современном офисе – как без воды.
Ключевой специалист
Секретари бывают разные: одни, по сути, работают помощниками руководителя, другие выполняют референтские функции, третьи трудятся на ресепшн. Ещё есть секретари-делопроизводители, секретари-переводчики. Специализаций много. Объединяет их одно: любой секретарь – это, по сути, ключ к хорошо структурированной информации.
Хороший специалист всегда без труда отыщет нужный телефон, приказ, договор. Секретарь-референт не упустит главного из потока информации. Ещё одна важная особенность профессии – по секретарю встречают, как по одёжке.
«Профессия секретаря не перестаёт быть актуальной, поскольку секретарь является достаточно важной фигурой в рамках компании в целом. Именно он формирует первичное впечатление потенциальных клиентов, партнёров, звонящих в компанию по какому-то ни было вопросу. Существует прямая зависимость будущих заключённых сделок и нового бизнеса от того, насколько секретарь будет сервисным и чётким».
По словам Светланы Быстровой, некоторые иностранные компании, которые планируют выходить на российский рынок, часто «прощупывают» потенциальных партнёров, звоня на ресепшн. Для них секретарь – как лакмусовая бумажка. Если он некомпетентен или не способен быстро и чётко ответить на все вопросы, до разговора с руководством дело может просто не дойти.
Похожая ситуация и с помощниками руководителя. Именно они организуют все деловые переговоры и командировки шефа. Некомпетентные действия секретаря порой могут привести к фатальным последствиям – вплоть до срыва сделки.
Площадка для взлёта
Вообще секретарь (помощник) руководителя – это прекрасная стартовая позиция для тех, кто хочет сделать хорошую карьеру. Этот специалист, как правило, в курсе всех дел фирмы. Все договоры, а также бóльшая часть деловой переписки проходит через его руки. Он знает всех партнеров босса и прекрасно осведомлён об их вкусах и интересах. Часто руководитель, чтобы избавиться от текучки, делегирует ему часть своих полномочий. В итоге умный секретарь за свою работу получает не только зарплату, но и бесценный опыт, он учится у своего руководителя. Кроме того, обрастает полезными знакомствами. Кого-то после этого переманивают конкуренты, причём зачастую на руководящие позиции, кто-то открывает свой бизнес, кто-то занимает серьёзные позиции в родной фирме.
«Я начинала с позиции секретаря главного редактора, – вспоминает шеф-редактор Василиса ПЕТРУНИНА. – Присмотрелась к работе коллег, попробовала писать сама – главреду понравилось. Меня взяли обозревателем. А дальше пошло-поехало: сначала старший редактор, потом выпускающий, и вот сейчас я шеф-редактор. И все это – за 5 лет».
Неплохие перспективы открываются и перед секретарями на ресепшн. Эти специалисты обычно раньше всех узнают об открывающихся в компании вакансиях и могут оперативно предложить свою кандидатуру. Если к этому моменту секретарь успел хорошо себя зарекомендовать, велика вероятность, что ответ будет положительным. По словам Быстровой, многие компании таким образом формируют себе кадровый резерв потенциальных кандидатов в разные направления бизнеса.
Требования к кандидатам
Одно из главных требований, которые работодатели предъявляют к кандидатам на должность секретаря – высшее или незаконченное высшее образование. Предпочтение отдаётся государственным вузам. А вот профиль зачастую неважен. Но если человек ещё до института решил, что начнёт карьеру с позиции секретаря, то при выборе вуза специалисты предлагают учитывать следующие рекомендации.
Последнее пожелание – очень актуально. Многие работодатели жалуются, что сейчас на рынке очень сложно найти кандидатов со знанием делопроизводства и архивного дела.
«Недавно мы искали секретаря, – рассказывает директор строительной фирмы Марина СЕНЦОВА, – кандидатов было море: с прекрасной внешностью, со знанием иностранных языков, некоторые даже имели 2 высших образования. Но ни у кого не было ни малейшего представления об основах документооборота. В итоге мы взяли девочку без регалий, но после профильных курсов, и вполне довольны».
Самыми престижными всегда считались МИДовские курсы секретарей-референтов. В советские времена конкурс на поступление туда был на уровне ведущих вузов страны. Сейчас обучение стало платным, поэтому получить вожделенную «корочку» стало гораздо проще. Впрочем, и выбор курсов сейчас стал гораздо богаче, чем раньше.
Но навыки делопроизводства и образование – не единственные требования к соискателям. В последнее время работодатели предпочитают не связываться с совсем уж «зелёными» кандидатами.
По словам Оксаны Матвейкиной, некоторые компании всё ещё готовы рассматривать претендентов без опыта работы, но таких осталось мало. Большинство в разделе «требования» указывают «стаж минимум 6 месяцев».
Кроме того, соискатели должны хорошо и правильно говорить на родном языке, свободно изъясняться на английском, уметь вести деловую переписку на обоих языках, владеть компьютером и оргтехникой. Что касается личностных качеств, очень важны открытость, коммуникабельность, клиентоориентированность, умение работать в режиме многозадачности.
Большинство компаний предпочитает брать на должность секретаря молодых и привлекательных – как девушек, так и юношей. Наиболее популярные требования по возрасту – от 20 до 30 лет.
Непрестижно?
Для стартовой позиции зарплата у секретарей вполне приличная. По словам Светланы Быстровой, кандидат без опыта работы со знанием иностранного языка может рассчитывать на 30–40 тыс. рублей; даже небольшой опыт поднимает верхнюю планку на 10 тыс. Несмотря на это, найти подходящего кандидата непросто.
«Как правило, аудитория потенциальных кандидатов – это девушки/молодые люди в возрасте от 20 лет, которые, к сожалению, далеко не всегда в общей массе кандидатов могут быть примером пунктуальности, организованности, некой человеческой зрелости, а главное – ответственности, – сетует Светлана Быстрова. – Это может прослеживаться в «недоходах» на первичное собеседование, в слишком амбициозных требованиях по уровню заработной платы, желанием «перескочить» entry-level и сразу же претендовать на позицию специалиста».
С коллегой согласна и Оксана Матвейкина: «Выпускники стали очень амбициозными и не хотят начинать свою карьеру с позиции секретаря, они предпочитают сразу работать на начальных позициях в отделах тех направлений, которые им интересны. Если говорить о кандидатах, которые планируют развивать свою карьеру в административной сфере, то они рассматривают сразу позиции ассистентов, но никак не секретарей».
Наша справка
Профессия: секретарь
Образование: среднее специальное, высшее, незаконченное высшее
Обязанности:
– организация приёма посетителей;
– телефонное обслуживание;
– обеспечение рабочего покоя шефа;
– контакты с персоналом фирмы и забота о её клиентах и деловых партнёрах;
– организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя;
– организация и участие в работе совещаний;
– контроль исполнения поручений руководства;
– организация и резервирование рабочего времени руководителя;
– контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.
