В этой заметке я хочу поделиться своими мыслями о том, как можно добавить вашей компании внутренней прозрачности. Почему именно об этом? Потому что сегодня — в нашей непростой экономической ситуации — очень важно сохранить внутри компании атмосферу честности и открытости. Когда все вокруг говорят о кризисе и сокращениях, ваши сотрудники неизбежно будут переживать по этому поводу. Даже если у вас все хорошо. Предлагаю несколько простых технологий, которые используются в Росработе и в некоторых дружественных компаниях.
1. Приветственное письмо
Эта практика не имеет прямого отношения к кризисным ситуациям. Напротив, это письмо нужно на этапе роста компании, когда вы нанимаете людей. Если у вас в команде больше 20 сотрудников, но все еще нет стандартного приветственного документа, пора его составить.
Что должно быть в этом письме:
1. Миссия компании
Новый сотрудник только что согласился провести значительную часть своей жизни, работая в вашей компании. Он имеет право знать, зачем вообще вы все здесь собрались.
2. Ключевые сотрудники и подразделения
Кто за что отвечает? К кому обращаться по различным вопросам и как это делать? Если в вашей компании работает 5 человек, эта инструкция будет лишней. В маленьких компаниях все отвечают за всё. И это правильно.
3. Процедурные вопросы
Когда можно брать отпуск, кого и за сколько дней о нем предупреждать? Как брать отпуск за свой счет? Что делать, если сотрудник решил уволиться? Что произойдет, если компания решит расстаться с сотрудником? Оговорите формальные правила «на берегу». Если у вас нет такого документа, в процессе его составления многое встанет на свои места.
2. Ежемесячные отчеты перед сотрудниками
Каждый месяц я лично пишу на весь коллектив письмо «Итоги и планы». В этом письме я подробно рассказываю о том, что произошло с компанией за последний месяц: сколько денег мы смогли заработать, какие планы нам удалось выполнить, какие изменения в продукте мы внедрили. Таким образом, я могу быть уверен, что каждый сотрудник точно знает, как идут дела в компании.
Письмо — лишь одна возможная форма. Если все сотрудники находятся в одном офисе или хотя бы в одном городе, можно проводить ежемесячные презентации. В этом случае главное, чтобы на таких встречах присутствовали все сотрудники, а не ограниченный круг приближенных и посвященных.
Важно, чтобы о текущем положении дел в компании сообщали именно первые лица. Даже если вы поручили ассистенту написать письмо за вас, отправить его вы должны от своего имени.
3. Кризисный план
В некоторых компаниях сугубо для внутреннего пользования есть документ «что мы делаем в случае кризиса». В этом документе должны быть ответы на 2 вопроса:
1. Что мы считаем кризисом?
Например, уменьшение выручки на 30% относительно прошлого года. Или падение количества клиентов ниже определенного уровня.
2. Что мы делаем в случае кризиса?
Если будем сокращать персонал, то с каких отделов начнем в первую очередь? Как именно будут проходить сокращения? Сколько окладов в качестве парашюта получит ушедший по доброй воле «сокращенный» сотрудник?
Это очень неприятная часть документа. Но гораздо хуже ситуация, в которой сотрудники каждый день переживают, что завтра их уволят без предупреждения и компенсации.
Существует много других способов поддержания атмосферы открытости. Например, легкий доступ к руководству, единая система планирования и отчетности, четкие инструкции. Вышеописанные методы, на мой взгляд, наиболее актуальны именно в кризис.
Неизвестность всегда пугает. Один из верных способов победить свой страх — подробно и во всех деталях описать то, чего вы боитесь. Это работает.
Автор: Максим Постников,