Необходимость оформления трудовых отношений, закрепление фактов трудовой биографии работников, введение учёта кадров, сопровождение их движения давно уже стало нормой и сегодня приобретает особую актуальность.
Во-первых, эта потребность связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.
Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзор-контрольных организаций. Обязательное введение кадровой документации в организациях любых форм собственности установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
Плохо поставленная работа по учёту кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы в целом.
Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов! Допущенные при создании кадровой документации ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера установленных работникам трудовых пенсий. Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания. При разрешении трудовых споров суд, по сложившийся практике требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявления работника. А такой документации, как правило у работодателя не находится. И часто ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печально закономерному финалу.
Лишь умный, грамотный, современно мыслящий руководитель понимает, что наличие необходимых и надлежащим образом оформленных документов поможет избежать упомянутых проблем и ошибок.
Мне недавно довелось видеть состояние трудовых книжек, в учреждении где работает около пятидесяти человек. Ни одна запись не была сделано верно, трудно даже придумать как можно было так исковеркать все записи подряд. Но руководитель ведомства, которому было доложено о состоянии документов, сам абсолютно спокоен. Ему невдомёк, что за каждой трудовой книжкой стоит судьба человека, а он в ответе за каждого из них!
