Методы и инструменты повышения эффективности коммуникаций внутри компании

— Каковы методы и инструменты повышения эффективности коммуникаций внутри компании? Как ее вообще оценить?

Для начала давайте договоримся об определениях, и под системой внутренних коммуникаций (далее ВК) будем понимать совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между сотрудниками. При этом можно выделить в качестве субъектов коммуникаций топ-, линейный менеджмент и сотрудников специализированных подразделений (HR, PR), осуществляющих работу с ВК в организации.

Прежде чем говорить о критериях оценки эффективности системы внутренних коммуникаций, пожалуй, следует определить, какой она в идеале должна быть. Система ВК в любой организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать принципам открытости, простоты и понятности, регулярности, достаточности, комплексности, достоверности и своевременности. Частыми ошибками при построении системы внутренних комммуникаций в организации являются отсутствие единого информационного пространства в компании, перспективах ее развития, позиционирования на рынке, или, например, несвоевременность распространения внутри организации внешней информации, которая выходит за стены компании. Бывали случаи, когда сотрудники узнавали о внедрении новых продуктов или назначении ключевых руководителей своей организации из новостей и газет. И, конечно, это серьезно подрывает доверие персонала к руководству компании, как следствие, снижается лояльность, мотивация на работу, увеличивается текучесть персонала.

Коммуникации должны быть ясными, точными, давать необходимую информацию, относящуюся к професcиональной деятельности и создавать атмосферу доверия, улучшать социально-психологический климат в коллективе. Например, 39% сотрудников западных компаний заявляют, что нужная им информация доходит до них слишком поздно, а еще более половины (62% сотрудников) считают, что распространяемая в компании информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие этого 60% из опрошенных сотрудников хотят сменить работу. Вот вам и причинно-следственная связь между эффективностью системы ВК и результатами деятельности организации, ведь ни для кого ни секрет, что смена состава, текучесть персонала требует серьезных вложений в адаптацию, и проходит немало времени (от 3 до 9 месяцев) пока новые сотрудники выйдут на уровень «самоокупаемости» (когда экономический результат деятельности нового сотрудника превышает вложенные в него инвестиции).

Каковы же критерии оценки эффективности системы внутренних коммуникаций? Думаю, прежде всего, это количество коммуникационных каналов и «качество» выполнения совместных работ, требующих усилий разных подразделений компании одновременно. Количество промежуточных звеньев при передаче информации и количество распространяемых слухов – несомненно также показательны. Разумеется, не могу не назвать своевременность распространения информации и адекватность применения информационных каналов в зависимотси от размеров бизнеса и сферы деятельности в качестве важных критериев оценки эффективности системы ВК. Также это наличие баланса между вертикальными и горизонтальными коммуникациями внутри компании, между документированной (формальной) информацией и вербальными средствами ВК. Состояние социально-психологического климата в коллективе также отражает состояние системы внутренних коммуникаций в компании.

Если вы хотите создать позитивный имидж компании на рынке, своевременно доводить необходимую информацию до сотрудников и, как следствие, повысить общую управляемость компанией, повысить эффективность работы, мотивацию персонала и оперативную деятельность на рынке, улучшить социально-психологический климат в коллективе, то необходимо создавать эффективную систему внутренних коммуникаций. Как же это сделать, какие инструменты использовать?

Для начала необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания компании, есть ли корпоративный интранет-портал, доска объявлений или доска почета, где расположены фотографии сотрудников и перечень их достижений, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводятся ли в компании опросы мнений, анкетирование, внутрикорпоративное обучение. Следующий этап – создание единого информационного пространства, разработка политики и стандартов компании в области ВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы ВК, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению, постановка новых задач в области управления внутренними коммуникациями.

Все инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций можно разделить на четыре вида:

Информационные

Аналитические

Коммуникативные

Организационные

Корпоративные СМИ

Рассылка сообщений

Доска объявлений

Внутренний сайт

Листовки

Анкетирование

Фокус-группа

«Почтовый ящик»

Опрос

Корпоративные мероприятия

Соревнование по профессии

Корпоративные тренинги

Корпоративное обучение

Система адаптации

Разработка и внедрение корпоративных стандартов

Выступления руководства

Совещания

Собрания

К сожалению, большинство компаний используют не больше 2 групп инструментов одновременно, когда для построения эффективной системы рекомендуется исользовать инструменты каждой группы. Самые редко используемые компаниями инструменты управления внутренними коммуникациями – «почтовые ящики» для сбора предложений, электронные СМИ, письма работодателю, деловые игры, презентации для сотрудников, электронные библиотеки, тематические фотостенды. Чаще всего компании используют внутренние собрания, рассылки сообщений, стенды с информацией и внутренние сайты. Есть и ряд проблем, с которыми сталкиваются организации при работе с внутренним PR. Прежде всего это отсутствие сотрудника, отвечающего за работу с системой внутренних коммуникаций на постоянной основе. Иногда эту работу проводят топ-менеджеры (29% компаний), реже специалисты PR-отделов (21%), в 50% случае эта функция закреплена за специалистами HR-служб. Как правило, компания не выделяет бюджет за поддержание и регулярную работу с внутренними коммуникациями, и большую часть бюджета HR-отделов «съедает» рекрутинг, из-за этого информация доводится до сведения работников нерегулярно, без нужного эмоционального заряда, используется мало инструментов, да еще порой без учета бизнеса и размеров компании.

— Насколько важно грамотно выстроить эти процессы в бизнесе? Можно ли привести конкретные примеры повышения эффективности бизнеса после оптимизации внутренних коммуникаций?

Безусловно, важно правильно выстраивать работу по управлению системой внутренних коммуникаций в организации. Необходимо создавать единое информационное поле, устранять коммуникативные разрывы, постоянно получать обратную связь от персонала с целью вовлечения сотрудников в процессы управления организацией, повышения мотивации к достижению бизнес-задач компании, улучшения качества процедур принятия управленческих решений.

Могу привести пример, как внедрение Корпоративных правил в компании «АксионБКГ» помогло создать единое информационное пространство и облегчить процесс адаптации новых сотрудников. В Корпоративных правилах АксионБКГ отражена вся информация, необходимая сотрудникам для работы в части организационной и психо-физиологической адаптации: в простой и доступной форме отражены стандарты деловой переписки и ведения телефонных переговоров, безопасности, требований к внешнему виду, социальные гарантии работникам, структура компании, правила пользования библиотекой компании, приема пищи, организации командировок, использования автотранспорта компании и курьерских служб, порядок начисления и выплаты заработной платы. Внедрение корпоративных правил позволило, во-первых, сократить период адаптации новых сотрудников, во-вторых, сэкономить время наставников, так как на все вопросы, возникающие у новичков в первый месяц работы, есть ответы в Корпоративных правилах АксионБКГ. Одновременно мы используем внутренний сайт для управления коммуникациями – размещаем регламенты и стандарты работы, оформления презентационных материалов, информацию о новых сотрудниках с краткой информацией об их профессиональном опыте и ключевых компетенциях, информируем сотрудников о возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях, есть страничка с частными объявлениями и проба пера. Часть информации, например, интересные статьи или публикации о компании, интервью с нашими сотрудниками, информацию о днях рождения мы размещаем на информационных стендах рядом со столовой и в коридорах офиса. Также в работе мы активно используем корпоративные мероприятия, фотоотчеты, корпоративный журнал, который выходит 5-6 раз в год. В результате, сотрудники компании всегда в курсе событий и лучше узнают друг друга. Конечно, это облегачет взаимодействие и повышает общую управляемость компанией.

— Можно ли внедрять отдельные инструменты эффективно или необходим системный подход, включающий техническую сторону, внутрикорпоративную культуру, управленческие, психологические аспекты?

Разумеется, система внутренних коммуникаций – это комплекс мероприятий. Она будет полноценно работать, если использовать ряд инструментов: и информационные, и аналитические, коммуникативные,организационные. На примере АксионБКГ могу сказать, что именно комплекс мер позволяет сделать систему коммуникаций прозрачной,открытой, регулярной. Конечно, помогает нам и грамотное разделение функций между субъектами ВК. Например, работу по поддержке внутреннего сайта, корпоративный журнал и корпоративные мероприятия проводит PR-отдел и частично IT, по адаптации новых сотрудников, поддержанию работоспособности корпоративной культуры и системы внутренних коммуникаций в целом, поддержанию климата в коллективе – HR-служба, активно участвует в этом и топ-менеджмент.

В целом, думаю, для успешного внедрения системы ВК в организации необходимо выработать верную стратегию и целенаправленную политику в области внутренних коммуникаций, и быть готовыми на всех уровнях: топ-, линейный менеджмент, PR, HR-служба управлять потоками информации с целью формирования позитивного имиджа организации и повышения общей управляемости компанией.

Share with:

FacebookTwitterGoogleVkontakteTumblrStumbleUponLinkedInRedditPinterestDiggDelicious


компания, персонал