Секретари всех уровней традиционно остаются самыми востребованными специалистами на рынке труда. Вакансии для них могут быть очень разными: по обязанностям, статусу, и, соответственно, по требованиям к кандидатам и размеру вознаграждения. Разобраться в существующей разнице будет полезно и для поиска работы, и для планирования карьеры.
Спрос на офисных сотрудников стабильно высок. Специалисты различных кадровых агентств единодушно назвали нам основную причину такого положения дел: «Постоянная потребность в профессионалах ощущается, прежде всего, из-за непрерывной текучки кадров среди секретарей. В основном соискатели рассматривают эту работу как первую ступеньку в развитии будущей карьеры, а в дальнейшей перспективе видят себя кем угодно (от рядового сотрудника одного из отделов до заместителя генерального директора крупной фирмы), только не профессиональным секретарем. Поэтому, поработав какое-то время, они, не задумываясь, переходят на другие, более перспективные позиции, а значит, что вакансию секретаря можно вновь считать открытой».
Секретарь
В обязанности секретарей обычно входит: прием телефонных звонков, подготовка текущих документов, работа с входящей и исходящей документацией, встреча посетителей, в некоторых случаях, ведение первичной бухгалтерии (счета, накладные и т.д.), делопроизводство, обеспечение офиса канцелярскими товарами. Однако этот список может изменяться или дополняться, в зависимости от рода деятельности компании.
Требования
В наличии у секретарей высшего образования заинтересованы лишь 40% работодателей. В 25% вакансий требуется знание иностранных языков. Практически везде нужно отличное знание ПК (программ MS-Office, Word, Excel), программы работы в Internet и с электронной почтой. Для большинства вакансий (70%) требуется опыт работы секретарем от года. В 10% необходимо работать в должности не менее 2-3 лет, в остальных 20% — опыт не требуется. Обычно на эти вакансии работодатели приглашают женщин в возрасте 20-35 лет.
Секретарь на ресепшн
Эта должность обычно присутствует в штатном расписании крупных компаний, где необходимо принимать огромное количество звонков. Обязанность ресепшиониста — безотрывно «сидеть» на телефоне и распределять звонки по абонентам внутри компании.
Секретарь на ресепшн — лицо фирмы, поэтому внешние данные являются значимым фактором в трудоустройстве. Четкость в работе, способность усваивать большие объемы информации и отличная память — неотъемлемые составляющие в работе этих сотрудников. К личностным качествам относятся высокая ответственность, динамичность и приветливость.
Требования
На первом месте в требованиях к кандидатам стоит грамотная речь, а также приятный голос и внешность. Далее идут навыки делового общения, знание делового этикета, умение пользоваться оргтехникой (ксероксом, факсом, мини-АТС).
В 60% вакансий работодатели требуют знание ПК на уровне текстового редактора Word и умение пользоваться электронной почтой, а в 40% вакансий добавляется еще и знание программы Excel и иностранного языка. Как правило, на работу приглашаются женщины в возрасте до 30 лет.
Личный секретарь (помощник руководителя)
Личный секретарь — это «правая рука» руководителя или первого лица компании, а значит, одна из самых ответственных позиций в ряду офисного персонала.
Идеальный кандидат должен иметь аналитические способности и обладать совершенными административными, техническими и организационными навыками и знаниями. Главная его обязанность — находиться в курсе дел своего шефа: контролировать загрузку рабочего времени, следить за расписанием, отслеживать подготовку презентационных материалов, организовывать встречи, участвовать в переговорах, вести деловую переписку, организовывать командировки шефа. Этот сотрудник обязан быть человеком компетентным, ответственным, уравновешенным и интеллигентным.
Требования
Прописку в Москве или Московской области и высшее образование требуют 90% работодателей. Опыт работы в аналогичной должности от года указан в 70% вакансий, и в 30% — опыт работы от двух лет. Отличное знание иностранного языка, делопроизводства, ПК (MS-Office, Word, Excel, Access, Power Point). Организаторские способности, умение работать в условиях ограниченного времени. Знание делового этикета — одно из главных требований для специалистов такого уровня.
Секретарь-переводчик
В обязанности такого специалиста вменяется в основном работа переводчика, безупречно владеющего одним или несколькими языками, а именно: подготовка и обеспечение переговоров, устные (редко — синхронные) и письменные переводы, сопровождение в загранкомандировках.
Требования
Работодатели приглашают кандидатов в возрасте от 25 до 40 лет, с высшим образованием (строго лингвистическое упоминается в 85% вакансий), свободным владением одним или несколькими языками, знанием специализированной лексики в зависимости от рода деятельности компании, опытом работы не менее двух лет, уверенных пользователей ПК (офисные приложения), обязательным знанием делового этикета. Примерно 11% работодателей на этой должности предпочитают видеть мужчину.
Руководитель секретариата
Эта должность обычно присутствует в штатном расписании крупных компаний, где насчитывается более десятка секретарей. В задачи специалистов, как правило, входит: управление и контроль работы всех секретарей, решение возникающих конфликтов, определение графика работ. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора.
Требования
В 100% вакансий на работу приглашаются женщины в возрасте от 30 до 45 лет, с высшим образованием и опытом работы в сфере офисного администрирования на позициях референта или администратора от пяти (в редких случаях от трех) лет, с навыками руководства персоналом. Специалист должен быть уверенным пользователем ПК и знать делопроизводство.
Где получить специальность
Сегодня уже практически невозможно превратиться в профессионала за пару недель на рабочем месте. Ни один руководитель не будет ждать, пока вы освоите компьютер, научитесь обращаться с факсом, ксероксом. Всем нужен готовый специалист, который может без промедления приступить к работе. Поэтому лучше сразу идите учиться на краткосрочные курсы.
Секретарских курсов в Москве много. Главное — выбрать из них такие, где вы действительно получите качественные знания.
Подведем итоги На рынке труда офисных работников спрос в несколько раз превышает предложения. На должности секретаря работодатели готовы брать сотрудников без опыта работы. Именно поэтому профессия привлекательна для молодых людей, только-только начинающих свою трудовую деятельность. Специалисты кадрового агентства советуют всем соискателям: «Не бойтесь идти на позиции секретарей и ресепшионистов… Проработав всего несколько месяцев, вы поймете и стиль общения, принятый в компании, и основные правила поведения, научитесь общаться с людьми разного ранга от рабочих до генерального директора. Эти навыки бесценны в любом деле, даже если вы будете в дальнейшем работать на производстве или в каком-нибудь рекламном агентстве».
Так что, возможностей много, а выбор за вами. Желаем удачи.
