У каждого из нас после пробуждения есть 24 часа, чтобы сделать свою жизнь лучше. Однако не все осознают, что время — самый ценный и ограниченный ресурс, которым нужно грамотно распоряжаться. Для этого существует целая наука — тайм-менеджмент. Эта статья расскажет, как с его помощью эффективно управлять своим временем.
Основы тайм-менеджмента
Изначально тайм-менеджмент стали применять вместе с понятием хронометраж на предприятиях. Со временем его теория развилась настолько, что проникла во все сферы бизнеса и жизни: сегодня этим методом пользуются все, начиная топ-менеджерами и заканчивая домохозяйками.
Суть тайм-менеджмента сводится к рациональному распределению задач во времени так, чтобы человеку удалось выполнить большее количество дел за один день, месяц или год с учетом долгосрочных и текущих целей. Это достигается за счет трех основных элементов тайм-менеджмента: целеполагания, планирования, мотивации.
Целеполагание
Целеполагание заключается в выявлении целей, которых человеку необходимо достигнуть. Все свои желания и стремления человек превращает в цели и задачи, которые распределяются во времени. Но сначала их нужно выявить, и в этом помогают вопросы: «Что нужно сделать?», «Чего необходимо достичь?», «Чего я хочу?». Ответив на эти вопросы, можно получить долгосрочные цели вроде «выучить английский», «купить машину», «отправиться в путешествие». Или краткосрочные, например, «сделать отчет», «сдать экзамен».
Однако звучит это все довольно расплывчато: что значит выучить английский? Или что значит быть здоровым? Поэтому в тайм-менеджменте для постановки целей действует принцип SMART, согласно которому цель должна быть:
— S (specific) — конкретной;
— M (Measurable) — измеримой;
— A (Attainable) — достижимой;
— R (Relevant) — актуальной, значимой;
— T (Time-bound) — ограниченной во времени.
Так «выучить английский» превращается в «знать английский на уровне Intermediate к 31 декабря 2016 года», «купить машину» — в «накопить 1 000 000 руб. на автомобиль к 15 января 2018 года». Таким образом, пространные желания превращаются в реальные цели, которые можно достичь благодаря их измеримости, реальности и временной привязке. Теперь это не «когда-то там я выучу английский», а «я смогу общаться на общие темы на английском к концу года».
Крупные долгосрочные цели делятся на более мелкие. Например, чтобы выучить английский, нужно: заниматься с репетитором, выполнять упражнения по грамматике, смотреть сериалы с субтитрами, общаться в интернете с нэйтив-спикерами и т.д. То есть необходимо перейти от общего к частному — раздробить крупный проект на мелкие задачи. Это будут небольшие шаги, которые приблизят вас к цели и ответят на вопрос «Как это сделать?».
Целеполагание, как и сам тайм-менеджмент, актуально в любой сфере жизни: в учебе (например, получить красный диплом), на работе (повысить показатели отдела на 15%), в личной жизни (похудеть до 60 кг). К тому же, еще есть и текущие задачи, которые тоже необходимо выполнять: домашняя уборка, написание объяснительной, отправка писем и др.
Тайм-менеджмент применяют не для того, чтобы полностью забить свой день делами, а наоборот, чтобы найти оптимальное время и для работы, и для отдыха, и для удовольствий.
Планирование
Планирование является главной фишкой тайм-менеджмента: у вас не просто есть цели и задачи — они зафиксированы и распределены во времени, то есть распланированы. Коучеры говорят: «Если цель не записана, то ее нет». Поэтому нужно пользоваться носителями, которые будут закреплять результаты вашего планирования. Самое простое — стикеры на холодильнике, более удобно — ежедневники или органайзеры, еще мобильнее — компьютерные программы, например, Microsoft Outlook или приложения на смартфон вроде TIME Planner.
Все собранные задачи ежедневно распределяют во времени. Для того чтобы сделать это правильно, их делят на 4 группы:
— Важные и срочные;
— Важные и несрочные;
— Неважные и срочные;
— Неважные и несрочные.
Внимания заслуживают первые 3 категории. Набольший приоритет отдается важным и срочным задачам, которые необходимо делать в первую очередь. На втором месте стоят важные и несрочные задачи, которые лучше выполнять в наиболее благоприятное время, когда человека никто не беспокоит, а его работоспособность находится на высоком уровне. Неважные срочные задачи выполняются между более важными делами, но в запланированный срок. Неважные и несрочные задачи можно перенести на более свободный день или выполнить в последнюю очередь, а иногда и вовсе вычеркнуть из списка дел или передать (делегировать) их другим.
Также задачи делят на жесткие и гибкие: первые привязаны ко времени, вторые — выполнятся в свободный срок. Планы строят, отталкиваясь от жестких задач, таких как совещание или прием у врача, потому что они зафиксированы во времени. Гибкие дела вписываются во временной график в перерыве между жесткими задачами или после них исходя из установленного приоритета (важные срочные, важные несрочные и т.д.).
Несколько советов по планированию:
— Создайте вкладку с основными долгосрочными целями, чтобы в текучке не забывать о главном и уделять этому не менее 1-го часа в день. Каждые 24 часа должны приближать вас к одной из больших целей;
— Рекомендуемое количество глобальных целей на год — 5-9 штук;
— Не планируйте встык, чтобы не сорвать план в случае непредвиденных факторов. Устанавливая рамки для задачи, оставляйте временной запас, который должен составлять 30-40% всего дня;
— Если ваша квалификация недостаточна, лучше делегировать задачу профессионалу. Например, вызовите сантехника, если не умеете чинить краны, или отдайте договор на проверку юристу, если не сильны в законах и кодексах;
— Составляйте план на следующий день накануне вечером, когда вам наверняка известно обо всех предстоящих жестких задачах;
— Исключите из своего дня «пожирателей времени»: социальные сети, сериалы, пустая болтовня. Это зря потраченное время, в которое можно заняться полезными делами.
Мотивация
Тайм-менеджмент — это не только записать и распланировать, но еще и сделать. Поэтому коучеры отдельное внимание уделяют мотивации. Как себя заставить? Рекомендуют пользоваться методом пряника, например, «если я сдам экзамен на 5, то куплю новую видеоигру» или «удачно проведу презентацию — схожу с семьей в шикарный ресторан». Лучше создать список маленьких поощрений для самомотивации и также вносить их в план дня. Так появляется не только обязательство, но и спортивный интерес к достижению поставленных целей.
