По своей сути тайм-менеджмент — научная организация труда, или НОТ, принятая еще во времена СССР технология учета рабочего времени. Хотя в его нынешнем виде таймменеджмент так же нов и непривычен, как и тренинг уверенности, курсы самопрезентации и креативности. На Западе такие вещи стали привычными, а мы только приглядываемся к ним.
Время — один из главных ресурсов организации. Эффективность управления временем — один из важнейших показателей эффективности работы любого сотрудника. Эксперты говорят, что 20% усилий приносят 80% результата, и наоборот, 80% затраченного времени часто дает на выходе всего 20%. Но избавиться от трудоемких задач оказывается не так просто, а тому, как с ними справляться, научиться все же можно.
«Для себя я так определяю понятие тайм-менеджмента: это возможность жить полноценной жизнью. Человек, владеющий искусством гармонично распределять свое время, успевает все — успешно строить бизнес, заниматься карьерой, при этом общаться с друзьями и семьей, отдыхать и заниматься здоровьем», — говорит директор СК «Северная казна», бизнес-тренер Александр Меренков.
Тренинги по тайм-менеджменту принято относить к разряду обучающих программ, целью которых является достижение личной эффективности. Они, как правило, ориентированы на руководителей разного уровня, но могут быть полезны и для широкого круга специалистов. Существует две группы тренеров, обучающих тайм-менеджменту: теоретики и практики. Так вот, специалисты настоятельно советуют обращаться к последним. Если человек сам может организовать свое время, то сможет научить этому и других.
«Ко мне, как бизнес-тренеру, начали обращаться в 2001 году, но потребность в этой науке была всегда. В последнее время тайм-менеджмент хоть и получает широкое распространение, все же не так востребован, как мог бы. Просто большинство руководителей наивно полагают, что и без того умеют управлять своим временем. Для того чтобы решиться на прохождение тренинга, нужно понять для себя, что проблема внутри самого себя, а не в окружении, не в подчиненных», — отмечает Меренков.
Грамотное планирование своего времени и умение распределять обязанности между сотрудниками — две ключевые задачи, на которых строится эффективный тайм-менеджмент. Но даже если с планированием времени у руководителя все в полном порядке, то с делегированием полномочий часто возникают затруднения. Причин может быть множество: это и стремление все сделать самому и сразу или, наоборот, подключить к выполнению работы абсолютно всех. Поиски виноватых, скорее всего, успехом не увенчаются, потому что причины потери времени следует поискать в себе.
«Зачастую сотрудники останавливаются в своем развитии. Я прочитал в одной книге, что все люди делятся на три категории. На тех, кто знает, чего он хочет и как этого можно добиться. Тех, кто знает, чего хочет, но не имеет представления, как этого достичь, однако готов учиться и перенимать опыт. И тех, кто не знает, что ему нужно, и не изъявляет желания чему-то научиться. Так вот, к помощи тренеров по тайм-менеджеру обращаются люди из первой категории: они хоть и знают, как добиться результата, всегда готовы научиться достигать успеха более эффективно», — говорит Меренков.
Внушительный список «пожирателей времени» (их еще принято называть «ловушками» или «похитителями») может состоять из вполне безобидных, на первый взгляд, событий, например из телефонных звонков. Но если технические неполадки в работе компьютера, проблемы с выходом в Интернет или чужие ошибки, которые потом придется исправлять собственными силами, предугадать практически невозможно, то на привычную неразбериху с обменом информацией между подразделениями или плохо организованные совещания необходимо делать поправку.
При планировании можно учесть даже форс-мажорные обстоятельства, вообще не зависящие от человека. На 100% предугадать стихийное бедствие и отключение электроэнергии нельзя, но косвенно к таким вещам тоже можно быть готовым. Чем сложнее и ответственнее выполняемая работа, тем выше риск ее срыва, тем существеннее на нее могут повлиять непредсказуемые факторы. Следовательно, и общее время, отведенное на ее выполнение, должно быть несколько больше. При ежедневном планировании работы нужно учитывать, что соотношение запланированного времени к незапланированному будет примерно 60 к 40.
Из чисто хозяйственных моментов специалисты советуют обратить внимание на организацию рабочего стола. Заваленный бумагами стол не является признаком того, что его хозяин — творческая личность. На самом деле, это лишь еще одна причина того, что часть работы сделать не удастся. В менеджменте есть правило «семь плюс-минус два», открытое ученым Мэрфи. Оно говорит о том, что человек может держать в голове одновременно в среднем семь важных дел. Люди, подобные Юлию Цезарю, могут помнить сразу девять дел, а те, на ком природа немного отдохнула, не больше пяти.
Примечательно, что знание тайм-менеджмента уже входит в список обязательных характеристик при приеме на работу. Как рассказывают эксперты кадровых агентств, работодателям требуется, чтобы выпускники «соответствовали как минимум пяти критериям: были активными и предприимчивыми, умели обучаться «по ходу дела», то есть адаптироваться, понимали современный бизнес-контекст и знали практические основы тайм-менеджмента, то есть умели бы строить свой график и приходить вовремя». Они должны уметь воспринимать корпоративную культуру компании, что обеспечивает лояльность. Все это сегодня называется вменяемостью.
Как рассказали в одном из банков, процедура поиска сотрудника на замещение должности в топ-менеджменте банка выглядит следующим образом. Появляется вакансия, далее проводится первичный отбор на замещение данной позиции из нескольких наиболее подходящих сотрудников. На следующем этапе с каждым из выбранных работников ведется индивидуальная подготовка по тем направлениям, которых не хватает ему, чтобы занять именно эту должность. Наибольшее внимание уделяется обучению делегировать полномочия, тайм-менеджменту и навыкам проведения совещаний.
Конечно, просто знание теории недостаточно: изучив все аспекты успешного взаимодействия со временем, необходимо сразу применять полученные знания на практике. В противном случае есть опасность, что пользы от них не будет. Правда, сложности с построением собственного тайм-менеджмента могут возникнуть во время общения с руководителем или другими сотрудниками, так и не посетившими этот тренинг. Но, в конце концов, дальнейшее повышение личной эффективности — дело уже добровольное.
Бизнес-тренеры советуют иметь главную и единственную привычку, которая должна быть усвоена для успешного применения тайм-менеджмента. Это «привычка регулярно менять свои привычки». Ситуация постоянно меняется, поэтому если в течение 2-3 лет человек не меняет своих привычек и такое положение дел его полностью устраивает, то это повод задуматься об эффективности и росте сотрудника. Или руководителя, потому что и топ-менеджмент склонен к стагнации.
