Залогом эффективности аутсорсинга бухгалтерии является грамотная подготовка к передаче процесса, которая начинается сразу после принятия решения о переходе на аутсорсинг и оканчивается подписанием договора с поставщиком услуги. Подготовиться к передаче можно самостоятельно, при помощи внешних консультантов или специалистов выбранного провайдера. В любом случае, есть несколько универсальных рекомендаций, которые позволят сделать переход на аутсорсинг максимально четким и быстрым, а его дальнейшее использование — эффективным для компании.
1. Посчитать экономическую выгоду аутсорсинга
Большинство компаний, использующих аутсорсинг бухгалтерского учета, отмечают, что для них главным мотиватором перехода было не уменьшение расходов на содержание функции, а снижение фискальных рисков и рост гибкости бизнеса. При этом прямая экономия издержек тоже может стать «приятным бонусом», особенно для малого и среднего бизнеса. В любом случае, расчет экономической целесообразности перехода на аутсорсинг станет немаловажным аргументом для руководства. Получив коммерческое предложение от выбранного провайдера услуги советуем сравнить его с текущими затратами на содержание бухгалтерии. Общая сумма расходов на содержание собственного штата включает:
- оклады работников отдела,
- отчисления с зарплат в различные фонды,
- стоимость замещения специалистов во время больничных и отпусков,
- оплату обучения и повышения квалификации специалистов,
- аренду офисной площади и коммунальные платежи,
- расходы на покупку, обновления специализированного ПО и содержание серверов,
- затраты на оборудование рабочего места и оргтехнику,
- закупку расходных материалов (канцтоваров) и прочие.
Сравнение стоимости содержания собственной бухгалтерии и предложения аутсорсера даст понимание прямой экономии для компании. Стоит учесть, что помимо этого будет и косвенное снижение издержек при аутсорсинге. Например, при выявлении проверяющими органами ошибок в отчетности и наложении штрафных санкций, ответственность за инцидент и погашение штрафов несет провайдер.
2. Назначить «главного по аутсорсингу»
Еще до перехода на аутсорсинг бухгалтерского учета, компании необходимо назначить сотрудника, ответственного за взаимодействие с провайдером. Идеально на эту роль подходят главный бухгалтер или финансовый директор, способные не только формально контролировать работу провайдера, но и оценивать ее качество. По сути, это может быть любой руководитель, знающий процесс изнутри, понимающий специфику аутсорсинга и представляющий себе его смысл и роль в реализации функции бухучета в компании. Ответственного за процесс сотрудника имеет смысл определить на начальной стадии проекта, чтобы компания получила единый подход к выстраиванию процесса передачи бухгалтерии провайдеру и организации последующего взаимодействия с поставщиком услуги.
3. Составить соглашение об уровне сервиса (SLA)
Соглашение об уровне сервиса (Service level agreement, SLA) подписывается как дополнение к стандартному договору подряда или оказания услуг, который заключается между заказчиком и провайдером аутсорсинга. SLA – своего рода “дорожная карта”, где заказчик прописывает все свои требования к реализации функции на стороне провайдера. Составляя соглашение об уровне сервиса, заказчик услуги окончательно формирует перечень предоставляемых услуг, сроки получения отчетов и расписание совершения платежей, назначает ответственных за взаимодействие с провайдером.
4. Привести бухгалтерию в порядок до передачи провайдеру
Перед началом работ по переводу бухгалтерии на аутсорсинг, специалисты провайдера всегда проводят аудит для оценки текущего состояния функции, который при возможности лучше не форсировать. При подготовке к передаче функции на сторону бухгалтерам заказчика совместно с сотрудниками провайдера необходимо выявить и устранить все нестыковки и пробелы в документации. Стройная, систематизированная бухгалтерия — залог того, что после ее передачи на аутсорсинг провайдер в кратчайшие сроки сможет приступить к выполнению условий договора. Как известно, заминки с передачей документов на аутсорсинг контролирующие органы не считают уважительной причиной задержки выплаты зарплаты.
5. Подготовиться к совершенствованию процессов
Ведущие аутсорсеры для оптимизации собственной деятельности и повышения эффективности работы своих специалистов используют передовые методики ведения бухгалтерского учета (особенностью аутсорсинга бухгалтерского учета является возможность усовершенствовать ваши учетные процессы). Здесь заложен большой потенциал для улучшений, и для его грамотной реализации необходимо отдельно обсудить со специалистами провайдера направление и план этих изменений.
6. Понять, в каком направлении будет совершенствоваться функция
Для максимизации долгосрочной выгоды от аутсорсинга эксперты советуют перед началом сотрудничества с провайдером сформулировать на перспективу ключевые показатели эффективности (KPI), к которым компания будет стремиться. Затем вместе с провайдером следует разработать стратегию достижения этих KPI в рамках долгосрочного сотрудничества. Очень важно заранее выяснить возможности партнера — сможет ли он обеспечивать меняющиеся потребности бизнеса заказчика. Например, поддерживать требуемое качество оказания услуг при запланированном росте численности персонала, открытии филиалов, выходе на глобальный рынок, изменениях в специфике оплаты труда и при иных изменениях.
