Независимо от вида бизнеса у руководства компании может возникнуть вопрос: насколько рационально используются ресурсы и возможности офисной техники — принтеров, копиров и других устройств?
По нашим оценкам, коэффициент ежедневного использования офисных устройств, как правило, не превосходит 60-70%, т. е. не менее трети рабочего времени устройство простаивает. Коэффициент равномерной загрузки составляет не более 20-25%; иными словами, три четверти времени устройство функционирует в так называемом рваном режиме, что для него не является оптимальным. Потери полезного рабочего времени сотрудников за счет пренебрежения имеющимися возможностями и регламентами использования офисной техники могут достигать 10-15%.
К основным факторам, наиболее значительно влияющим на снижение эффективности работы офисных устройств, относятся следующие:
неиспользование и/или неполное использование существующих функциональных возможностей офисной техники;
отсутствующие и/или неадекватные требованиям бизнеса регламенты использования офисной техники;
неоптимальное размещение офисной техники в офисе;
неоптимальные режимы ее обслуживания.
Именно с этим связано стремление некоторых крупных западных компаний осуществлять тщательный мониторинг процессов использования офисных устройств. Для компаний, желающих более рационально использовать офисную технику, можно дать следующие практические рекомендации.
Прежде чем покупать офисную технику, четко определите, какая функциональность офисных устройств необходима именно вашему бизнесу. Если вы купите многофункциональный офисный центр для печати некоторых документов в конце рабочего дня, то его совокупная стоимость владения (сумма затрат на приобретение, обслуживание и утилизацию) скоро пояснит вам неэффективность такого шага. Если что-то учтете не до конца — получите непроизводительные затраты рабочего времени и средств на реализацию ваших бизнес-процессов.
Чтобы выявить скрытые возможности офисной техники, проведите эксперимент: пусть ваши сотрудники выполнят одинаковые задания на различных видах техники, в различных режимах ее функционирования. Вы непременно обнаружите как скрытые резервы рабочего времени, так и неиспользуемые функции офисных устройств, что позволит вам реорганизовать работу в офисе без лишних потерь.
Разработайте и введите в действие регламенты обработки документации на офисных устройствах. Более половины печатных документов используются для внутренних целей и не так необходимы вам, как кажется.
Максимально используйте все функции автоматизации работы офисных устройств. Устройство должно работать, а не простаивать, и если на нем можно, к примеру, осуществлять двухстороннюю печать, так его надо максимально загружать именно этой задачей.
Внимательно проанализируйте места расположения техники в офисе. Как правило, ее установка осуществляется по случайному принципу — как удобнее главбуху, как решил начальник департамента и т. п. Вам необходимо максимально сократить расстояние между устройствами с большими функциональными возможностями (центрами производства) и рабочими местами наиболее загруженных сотрудников (центрами заказов).
Время от времени, но не реже одного раза в год в интересах сбережения ресурсов устройства и максимального его использования осуществляйте ротацию офисных аппаратов внутри офиса. Часто бывает, что высокопроизводительный принтер стоит в подразделении, которому он нужен только в конце дня, а в службе заказов трудится, как говорится, убитый копир.
Не пренебрегайте регулярным сравнением совокупных расходов на офисную технику и полезной работой, произведенной на ней. Это поможет вам установить неэффективно работающие устройства и повысить интенсивность их применения.
Прогнозируйте процессы обслуживания парка офисной техники. Необходимые комплектующие и расходные материалы покупайте у одного поставщика. Тем самым вы минимизируете одну из самых критичных частей совокупной стоимости владения — затраты на ее обслуживание, так как в общей совокупной стоимости владения сервис и расходные материалы составляют не менее 50%.
Все указанные выше направления должны применяться адресно и индивидуально. В перспективе значительный дополнительный эффект могут дать разработка специальных программ оценки эффективности офисных устройств и их интегрирование в программы электронного документооборота. Таким образом они будут ‘жить вместе с офисом‘, осуществляя регулярный мониторинг эффективности функционирования офисных устройств, формируя базу знаний об их работе и обрабатывая результаты баз данных, в которых будут систематизироваться все необходимые и достаточные сведения для проведения офисного консалтинга.
