Профессиональный язык менеджеров сильно отличается от житейского. Даже общеупотребительные слова в этой сфере могут приобретать совершенно неожиданный смысл, не говоря уже о том, что специфические термины вообще нередко воспринимаются превратно. Так, например, понятие «трудовые ресурсы» большинство людей, далеких по роду деятельности от делового управления, толкуют как «наемные работники», хотя в действительности оно обозначает законтрактованное обязательство определенных специалистов решать деловые задачи за соответствующую плату. Поэтому покупка на кадровом рынке трудовых ресурсов не имеет ничего общего с торговлей рабами на невольничьем рынке.
В любой сфере принят свой специфический язык. Для адекватного употребления профессиональных терминов необходима регулирующая деятельность какой-либо организации, обеспечивающей их унификацию, правила использования и совершенствование. В противном случае каждый специалист будет вынужден вкладывать в них свой смысл, из-за чего сотрудники просто перестанут понимать друг друга. Следствием этого станут резкое снижение эффективности коллективной работы и непрерывные конфликты с руководством. И естественно, виноваты в таких конфликтах всегда будут подчиненные согласно действию известного принципа «я начальник — ты дурак». В области управления персоналом нередко именно так и происходит, так как старая советская кадровая терминология давно уже морально устарела, а из-за рубежа спонтанно импортируется большое количество новых понятий, применение которых в России никем и никак не регламентируется хотя бы на уровне рекомендаций. И чтобы в подобной ситуации не оказаться крайним при определении виновного в корпоративных неудачах, менеджерам по персоналу приходится принимать дополнительные меры по формализации деловых отношений с руководством компаний.
Одной из таких наиболее типичных плоскостей взаимодействия является подбор персонала. Большим начальникам всегда проще и удобнее отдать устное распоряжение кадровику найти нового сотрудника. И если менеджер по персоналу при этом не уточнил смысл произнесенных слов, то высока вероятность, что он сделает совсем не то, что от него ждут. Особенно остро этот вопрос встает, когда один из пары начальник — подчиненный работает недавно и они пока еще не нашли общего языка. Спасти персональщика в подобной ситуации может только документирование постановки задачи. Лучше всего это получается, когда в компании официальным документом, обязательным для заполнения любым начальником, заказывающим себе новых сотрудников, становится так называемая заявка на подбор персонала. Форма и содержание такого документа в каждой компании могут быть различными, учитывая специфику бизнеса и стиля управления, но основные разделы по своей сути неизменны. Рассмотрим примерную структуру такой заявки.
В начале в ней всегда идут организационные пункты:
1. Наименование структурного подразделения, в состав которого будет входить работник.
2. Наименование должности.
3. Кому будет подчиняться.
Этот раздел важен прежде всего тем, что он предоставляет менеджеру по персоналу точную информацию, которая необходима как для составления правильного объявления о вакансии, так и для общения с кандидатами. В противном случае кадровикам на первом же собеседовании (или телефонном разговоре) придется либо отмахиваться от уточняющих вопросов кандидата, что неизбежно вызывает у человека недоумение по поводу компетентности работодателя, либо давать недостоверные сведения, что влечет за собой еще более серьезные недоразумения.
Затем следует структурированное описание рабочего места. Здесь ни в коем случае нельзя доверять творчеству заказчика или замещать заполнение данного раздела заявки ссылкой на должностную инструкцию. В первом случае заказчик может указать далеко не все значимые для исполнителя пункты, а во втором заявка будет подменена документом совершенно иного назначения. В данном разделе могут быть следующие пункты:
4. Основная цель деятельности специалиста.
5. Перечень выполняемых функций.
6. Критерии оценки выполнения работы.
Их заполнение определяет суть работы, которую предстоит делать новому специалисту. По содержанию этих данных часто удается отфильтровать тех кандидатов, которые совсем иначе представляют себе будущую деятельность. Например, кто-то считает основной целью нахождение на рабочем месте. Если же ему достаточно четко объяснят, что он обязан обеспечивать определенный результат, по количественным и качественным характеристикам которого и будут учитывать его работу, то у такого «ударника труда» сразу пропадет желание претендовать на объявленную вакансию.
Раздел «Условия труда»:
7. Наличие материальной ответственности.
8. График работы.
9. Время предоставления очередного отпуска.
10. Система начисления заработной платы.
11. Срок испытания с указанием зарплаты на время его действия.
12. Характер работы (постоянная, временная, сезонная и др.).
13. Предполагаемый срок выхода специалиста.
Последние пункты достаточно жестко дисциплинируют менеджеров, заказывающих персонал. Это необходимо для того, чтобы избежать конфликтов из-за изменения позиции заказчика уже в ходе подбора. Например, директор, решивший нанять нового работника, вначале пребывает в оптимистичном настроении, полагая, что речь идет об отдаленных событиях, которые всегда видятся ему в розовом цвете. Но чем ближе ситуация к найму, тем реалистичнее становится восприятие заказчика и тем более трезво он начинает оценивать свою способность и готовность выполнять какие-либо обязательства перед новым подчиненным. В результате такой конкретизации позиции руководства условия труда нового работника ужесточаются. Но это расходится с уже сформированными у кандидата ожиданиями на основе отображенной в заявке информации. Эти пункты и введены для того, чтобы у заказчика не было пространства для подобного дрейфа в условиях труда.
Подробное и ответственное заполнение заказчиком данного раздела заявки дает исполнителю задачи на подбор нового работника исчерпывающие сведения для четкой ориентации в своем поиске. К тому же менеджер, заказывающий себе новых специалистов, при написании такого документа может неожиданно для себя понять какие-то существенные аспекты, упущенные им ранее при определении потребности в трудовых ресурсах. Практика показывает, что необходимость составить заявку приводит к тому, что заказчики либо вообще отказываются от своей затеи, решив проблему как-то по-другому, либо серьезно ее меняют относительно первоначальных деклараций. И что не менее важно для профессиональной безопасности кадровика: такой документ, заполненный должным образом, лишает недобросовестных руководителей возможности вести на территории кадровой службы подковерную борьбу со своими конкурентами в компании, не говоря уже о желании подставить напрямую менеджера по персоналу. Именно поэтому необходимо добиваться, чтобы данная заявка была составлена заказчиком собственноручно с обязательной подписью.
Другим серьезным пунктом в рассматриваемом документе является следующий:
14. Лицо, ответственное за принятие решения о найме.
В компаниях очень часто возникают такие ситуации, когда на словах руководство проявляет заинтересованность в найденном кандидате, в заполнении означенной вакансии, но в результате каких-либо внутренних психологических причин никто из директоров не в состоянии взять на себя ответственность за принятие решения о найме. В итоге менеджер по персоналу и отобранный им кандидат оказываются в неприятном положении, когда все им улыбаются и жмут руку, но неопределенность не исчезает. Чаще всего это заканчивается тем, что кандидат устраивается в другую компанию, а кадровик не может занести в свой актив положительный результат, после чего либо продолжает заведомо бесплодный поиск, либо остается с зависшей незакрытой вакансией, что дает шанс руководству при случае обвинить его в плохой работе. Именно поэтому в данном пункте заявки должна стоять одна фамилия или должность человека, который обязан принять решение.
Затем заполняется раздел, посвященный обязательным требованиям к кандидату:
15. Образование. В бланке заявки обычно указывают как типичные варианты (высшее, незаконченное высшее, среднее специальное, не имеет значения), так и предложение конкретизировать запрос в случае необходимости.
16. Желательный опыт работы в должности либо определенной области (если это значимо) — минимальное количество лет (месяцев).
17. Основные знания и навыки. Обычно это те составляющие профессионального капитала, которые обязательны для кандидата. Например, знание нормативной документации, владение конкретной компьютерной программой, навыки работы с оборудованием и прочее.
18. Личностные качества.
19. Возраст.
20. Пол.
21. Семейное положение.
22. Место жительства, регистрация.
23. Готовность выезжать в командировки.
24. Дополнительная информация. Этот пункт должен содержать все, что невозможно стандартизировать в универсальном бланке.
Завершает данный документ раздел ответственности:
25. Ф. И. О. заявителя.
26. Дата заполнения.
27. Подпись.
После заполнения всех пунктов менеджер по персоналу получает уникальный инструмент защищенности своей работы. Например, заказчик уже не сможет безответственно отвергнуть кандидата, полностью соответствующего указанным в заявке требованиям и согласного со всеми условиями предстоящего труда. Если заказчик в реальности намерен принимать решения по каким-либо параметрам и критериям, не оговоренным в заявке, менеджер по персоналу вправе снять с себя ответственность в случае неудачи подбора нового специалиста. Для этого заявка и заполняется столь подробно и четко, чтобы задать ориентиры исполнителю в его поиске и отборе. Если же решение о найме принимается по иным основаниям, не отображенным в заявке, то менеджер по персоналу не должен отвечать за подобную некорректную постановку задачи или за чьи-то закулисные интриги.
В принципе, с теми руководителями, с кем менеджер по персоналу уже нашел общий язык и понимание в основных моментах делового взаимодействия, можно в чем-то отходить от строгих правил написания подобной заявки. В этом случае бюрократизация сотрудничества может лишь усложнить коллективную работу. Но даже тогда процедура составления заявки сохраняет свою эффективность, так как этот документ является средством мышления, вынесенного вовне на материальный носитель. Менеджер по персоналу может, конечно, по просьбе директора заполнить заявку с его слов собственноручно, но после этого всегда полезно не просто ее подписать, а хотя бы бегло пройтись с обсуждением по всем указанным выше пунктам. Времени это займет немного, но убережет от значительно больших потерь в процессе исполнения заказа.