Чувство тревоги очень часто возникает, когда нам приходится выполнять задачу, которая нам не по душе, или когда мы думаем, что не совсем к ней готовы.
Эти две причины обычно и вызывают беспокойство руководителей, как начинающих, так и опытных, при необходимости проведения профессиональной аттестации персонала. Однако, этого удастся избежать, если вы последуете одному проверенному временем совету:
Ведите документацию
Руководителю довольно сложно запомнить, что делал его подчиненный на прошлой неделе, не говоря уж том, чем они был занят, например, прошлой весной. А теперь представьте, что у вас получится, если таких сотрудников будет десять! Ни один руководитель не в состоянии запомнить все нюансы работы, которые необходимы для оценки эффективности деятельности сотрудника.
Именно поэтому я советую завести отдельную папку на каждого из ваших непосредственных подчиненных, и хранить папки запертыми в ящике стола (если ящики стола не запираются на ключ, храните папки дома). Каждый раз, когда один из ваших подчиненных совершает что-то, достойное внимания (неважно, плохое или хорошее) или когда вы обсуждаете с ним эффективность его работы, составляйте об этом краткую заметку и кладите ее в соответствующую папку. Не забывайте ставить на заметках даты — на случай, если вы вернетесь к обсуждению этой ситуации, и сотрудник пожелает узнать детали.
Когда придет время аттестации, просто достаньте папку — и вы готовы. Вы будете чувствовать себя увереннее просто потому, что у вас будет все, что нужно.
Обратная связь
Зачастую, руководители высказывают свои комментарии по работе сотрудника уже во время аттестации. Данный подход — не совсем то, что нужно для развития свободного диалога и принципа открытости взаимоотношений. Когда это происходит, сотрудник обычно чувствует себя расстроенным и потрясенным тем, что он услышал.
Поэтому, на протяжении всего периода оценки работы руководителям нужно организовывать короткие встречи с подчиненными для того, чтобы они представляли свое положение на каждый момент времени. Эти встречи руководитель может использовать для того, чтобы, совместно со своими подчиненными, скорректировать те параметры, по которым будет оцениваться их работа, особенно, если в их организации произошли какие-то изменения. Более частые встречи также дают сотрудникам возможность «скорректировать курс», что немедленно скажется на продуктивности их работы.
Честность и открытость
Нелегко говорить человеку о том, что он должен улучшить свои результаты. Однако, скрывая от него правду, или что-то недоговаривая, вы не только не оказываете сотруднику услугу, но и подрываете свою репутацию руководителя, которому можно доверять. Для руководителя недопустимо закрывать глаза на проблемы подчиненного, связанные с эффективностью его работы.
К проведению профессиональных аттестаций, особенно спорных, вы должны быть полностью подготовлены. Заранее приготовьте конкретные примеры поведения сотрудников, которые вы будете обсуждать. Не упоминайте те ситуации, которые могут быть восприняты, как слухи. Приводите примеры в позитивной форме.
Например, если вы хотите указать Джиму на его опоздания, скажите ему о том, как важно приходить на работу вовремя. Расскажите ему, почему в его интересах быть более ответственным (например, его могут пригласить для участия в важном проекте, вы сможете порекомендовать его для работы в удаленном режиме, к которой он проявляет видимый интерес, и т.д.)
Бывают случаи, когда сотрудник может задать вам прямой вопрос, пройдет ли он аттестацию. И сможет ли добиться успеха в компании. Именно здесь и нужна открытость. Вы можете ответить «да» или «я не знаю», если вы действительно так думаете. Однако, если вы видите, что сидящий перед вами человек не добьется абсолютно никаких результатов, как бы он ни старался, нужно сказать ему об этом открыто, но деликатно — так, чтобы самому не оказаться ответчиком в суде.
Вы можете сказать этому сотруднику, что существует очень много других вариантов, которые будут больше отвечать его способностям. Затем перейдите к обсуждению того, как вы можете помочь ему со сменой работы.
Избавляйтесь от неподходящих кадров до аттестации
Почему так много руководителей считает, что для того, чтобы завершить отношения с сотрудником, обязательно нужно ждать аттестации?
Мне часто задают вопрос на восемьдесят девятый день работы сотрудника, можно ли его уволить до истечения его трехмесячного испытательного срока и до того, как он получит отчет об эффективности своей работы. Обычно, я спрашиваю руководителя, когда он понял, что из этого сотрудника ничего не выйдет. Мне обычно отвечают, что это происходит в течение первых тридцати дней. Тем не менее, его увольнение запоздало почти на два месяца, и сейчас у нас на борту пассажир, который должен был сойти еще на прошлой остановке.
Во многих компаниях испытательный срок для нового сотрудника составляет девяносто дней, и обычно его называют ознакомительным периодом или периодом адаптации. Это делается для того, чтобы напомнить руководителю о необходимости постоянно контролировать нового сотрудника, но это не означает, что нужно начинать продуктивно работать только после истечения этого срока.
Это можно сравнить с ситуацией, когда вы решаете продолжать встречаться с человеком еще два месяца, хотя после первой недели отношений вам ясно, что ничего хорошего из этого не выйдет. Не очень разумно, правда? Так зачем продолжать рабочие отношения, которые едва ли станут лучше? Скорее всего, мы хотим верить в то, что все само собой образуется, или этот сотрудник решит уйти сам до того, как нам придется принимать решение о его увольнении.
Поверьте моему опыту, человек показывает свои лучшие личные результаты именно в течение первых девяноста дней. Если вы сделали все, что в ваших силах, дав сотруднику возможность обучаться и направляя его своими советами, а эффективность его работы так и не повысилась, ситуацию уже не исправить. Если это вопрос соответствия должности, и вы считаете, что этот человек может добиться успеха на другой работе в вашей организации, помогите ему перейти в другой отдел. Если же вы так не считаете, подготавливайте его к увольнению, как только вам станет ясно, что обучение не повлияет на эффективность его работы.
