Подготовку к редизайну офиса или переезду в новое здание не стоит пускать на самотек. Важно заручиться поддержкой не только консультантов и подрядчиков, но и взять в союзники сотрудников компании. Команда должна понимать ценность изменений, ведь переезд — это не просто блажь руководителя, а выход на очередной этап жизни компании, ответ на изменения, происходящие в бизнесе.
Офисное пространство — часть корпоративной культуры и бренда работодателя. Важно учесть все подводные камни «перезагрузки» рабочей среды и подготовить персонал к изменениям.
Эксперты советуют: вначале стоит измерить все важные для будущих перемен параметры. Следует учесть прогноз роста штата, провести интервью с топ-менеджерами и ключевыми сотрудниками для понимания, что нравится и не нравится в нынешнем офисе, какие нужны изменения, провести замеры использования рабочих мест, проанализировать, как офис живет в течение дня: сколько времени сотрудники говорят по телефону, хватает ли переговорных.
Вовлечь персонал
Переезд на новое место в народе сравнивают с пожаром. Для компании Servier переезд в новый офис оказался относительно безболезненным. Во многом это произошло благодаря активному взаимодействию с персоналом.
О важности коммуникаций с сотрудниками по поводу нового офиса в компании задумались сразу же, как только возникла идея переезда. Учли специфику аудитории, в основном это люди с высшим медицинским и фармацевтическим образованием, средний возраст — около 35 лет, как правило, женщины. Средний стаж сотрудника в компании — 8 лет, т.е. люди привыкли к своему рабочему месту. Между тем, согласно запланированным изменениям, 45% офисных работников должны были переехать из кабинетов в открытое пространство. Закономерно, что на первых порах в коллективе ощущалось сильное недовольство сменой офиса.
«Важно было вовлечь сотрудников в процессы, связанные с переездом в новый офис, — комментирует директор по закупкам Servier Екатерина Бирюкова. — К моменту, когда было объявлено о предстоящем переезде, мы создали сайт, посвященный новому офису. Рассказывали о бизнес-центре, где предстоит работать, объясняли, какой там замечательный район. Опубликовали планировки помещений, виртуальную 3D-панораму офиса. Кроме того, разместили информацию об офисах других компаний — представителей Большой фармы, показали, какие формы организации офисного пространства там используются. Создали также на сайте площадку, где сотрудники могли задавать интересующие их вопросы. Темы на форуме обсуждались самые разные, к примеру, можно ли забрать домой растения из старого офиса.
Когда началась стройка, мы размещали фоторепортажи о строительстве. Провели квест-прогулку по району на Белорусской, где располагался будущий офис, осмотрели все мемориальные доски, памятники, исторические здания, например, побывали в месте, где располагалась подпольная типография. А в новогодний праздник устроили в старом офисе шоу-рум с демонстрацией кресел и отделочных материалов из будущего офиса. Накануне переезда пригласили сотрудников всех отделов на экскурсию, люди узнали, как добраться до места от метро, как заезжать на парковку. В первый рабочий день в новом офисе на специальных экранах разместили практическую информацию — расположение отделов, где можно пообедать и т.д.».
Опрос, проведенный вскоре после переезда, показал: сотрудники довольны новым офисом.
Изменить менталитет
В ГК «Росатом» более 350 предприятий — это большое наследие советских времен: заводы, НИИ, лабораторные корпуса и т.д. Среди них есть огромные, давно не ремонтированные помещения, не соответствующие миссии госкорпорации. Люди, которые работают на будущее, занимаются инновациями, не должны работать в таких интерьерах.
Процесс изменений в Росатоме начали с создания проектной команды, отвечающей за формирование нового рабочего пространства. Изучили тематику, обратились к опыту европейских коллег, провели международный творческий конкурс интерьеров — интересовали новые идеи и решения.
«Понимая, что в изменениях нуждаются не только офисные помещения, но и лаборатории, производство, мы вынесли на конкурс четыре категории проектов: цех, офис, лаборатория, коммуникационно-рекреационное пространство: столовые, холлы и т.д., — рассказывает руководитель проекта «Новый дизайн рабочего пространства ГК «Росатом» Светлана Губина. — Собрали самые интересные идеи и решения, сформировали два важных документа. Первый — базовые принципы построения эффективного рабочего пространства, в том числе решения по единому корпоративному стилю. Второй — рейтинг архитекторов, куда попали работы, получившие высокие баллы».
Реальные изменения в ГК начались в 2015 г. Чтобы не транслировать решения в стадии концепций на все предприятия корпорации разом, выделили пилотные площадки первой волны — цеха, лаборатории, входные группы отдельных зданий, где произвели реконструкцию. Важно было создать в помещениях пространство для эффективных коммуникаций. Старые планировки не позволяли людям продуктивно общаться, обмениваться опытом.
Между тем руководство ряда предприятий, особенно в регионах, не видело необходимости в новых решениях, применении новых технологий и материалов. Руководителей устраивали имеющиеся интерьеры: советский стиль, коридорно-кабинетная система. О шумопоглощении, прозрачности и воздушности пространства они не задумывались. Фокусировали все внимание на проектировании инженерных систем.
Чтобы изменить ситуацию, в корпорации была внедрена программа обучения сотрудников департамента управления имущественным комплексом, отделов АХО, HR — тех людей, в чьи задачи входит создание комфортной рабочей среды для повышения вовлеченности людей. Программа обучения длится второй год. Сотрудники нескольких десятков предприятий уже прошли ее, посетили пилотные площадки, прослушали курсы по дизайн-мышлению, осмотрелись в новых пространствах, пообщались с сотрудниками, которые там работают. Все это позволяет менять менталитет людей и их подходы к планированию рабочей среды. Приходит понимание, что правильно организованное офисное пространство помогает повысить удовлетворенность, лояльность и вовлеченность сотрудников, а это сказывается и на эффективности бизнес-процессов.
