Адаптация, или онбординг, — это процесс приёма и интеграции новых сотрудников в компанию. Онбординг начинается ещё до выхода новичка на работу и может продолжаться до полугода.
Традиционные методы адаптации новых сотрудников, такие как экскурсия по офису, часто оказываются неэффективными. Новый сотрудник испытывает трудности с освоением большого количества документов, а также с запоминанием имен и должностей всех коллег, с которыми его знакомят в первый день. Это может привести к чувству перегрузки и дезориентации, что негативно влияет на скорость адаптации и общее впечатление от новой работы.
Процесс онбординга можно условно разделить на пять фаз: пребординг, первый день, первая неделя, первый месяц и третий и шестой месяцы. Некоторые компании последовательно проводят сотрудников через каждую из этих ступеней, в то время как другие используют более гибкий подход, выбирая наиболее актуальные стадии, как из конструктора. Такой подход позволяет адаптировать процесс онбординга под конкретные потребности компании и нового сотрудника, что может существенно улучшить результаты адаптации и повысить удовлетворенность сотрудников своей работой. Кроме того, гибкость в выборе фаз позволяет компаниям экономить ресурсы и сосредотачиваться на наиболее важных аспектах интеграции нового сотрудника.
Пребординг
Эта фаза является самой объемной и трудоемкой. Она начинается после финального собеседования, но до того, как новый сотрудник появится в офисе. Обычно компании отправляют будущему сотруднику приветственное электронное письмо, в котором указывают дату и время выхода на работу, адрес офиса и расписание первого рабочего дня.
: Подготовка приветственного письма
В этом письме должен быть перечислен список обязательных документов для отдела кадров, информация о дресс-коде, если он существует, и контакты эйчара, который ответит на возможные вопросы. Иногда к приветственному письму прикрепляют PDF-книги сотрудника и другую информацию о компании, ее продуктах, услугах и корпоративной культуре.
: Информирование коллектива
Эйчар отправляет второе письмо коллективу или команде, в которую выходит новичок. В нем кратко сообщают, в какой отдел и на какую должность выйдет новый сотрудник, когда он начнет работу и кто будет его супервайзером. Также можно коротко рассказать об опыте работы новичка, его образовании и интересах. Если в компании принято устраивать кофебрейк-знакомства с новенькими, в письме указывают, где и во сколько пройдет мероприятие.
: Подготовка рабочего места
Когда дата выхода нового сотрудника определена, необходимо подготовить его рабочее место. Это включает в себя ноутбук с установленными корпоративными программами и доступами. Также следует сделать новичку пропуск в офис, добавить его в мессенджеры, если необходимо — заказать визитки или подготовить специальную одежду.
Первый день
В день выхода нового сотрудника будьте готовы ответить на его вопросы и постарайтесь не планировать длительных встреч, отложив несрочные задачи.
: Личная встреча
Встречайте нового сотрудника на рабочем месте лично. Если это невозможно, пусть это сделает офис-менеджер или супервайзер. Это поможет создать теплую атмосферу и сделать новичка более комфортным.
: Знакомство с коллективом
Знакомьте нового сотрудника с коллективом за общим кофебрейком. После приветствия покажите офис и помогите заполнить документы для отдела кадров. Если сотрудник работает удаленно или в другом городе, используйте видеосвязь для знакомства с коллегами. Также можно организовать квизы, такие как «Узнавайзинг», чтобы помочь новому сотруднику раскрыться и познакомиться с командой в непринужденной обстановке.
: Встреча с руководством
Если в компании большой штат или вертикальная иерархия, организуйте встречу с руководством. На ней супервайзер и начальник могут обозначить долгосрочные цели, рассказать новичку, чего ожидают от него, и выслушать его вопросы. Это поможет новому сотруднику лучше понять свои задачи и цели компании.
: Совместный ужин
В конце рабочего дня пригласите коллегу на ужин. Это может быть посещение бара, заказ пиццы или просто выпить чай всем отделом. Совместный ужин помогает завершить первый рабочий день в дружеской и расслабленной обстановке, что способствует быстрой адаптации и созданию позитивных отношений с коллегами.
Первая неделя
Если процесс адаптации проходит успешно, можно постепенно сократить опеку над новым сотрудником. Два-три раза в неделю выпейте вместе кофе и спросите, доволен ли он тем, как проходит онбординг. Это поможет поддерживать открытые отношения и вовремя выявлять любые проблемы.
: Расширение знакомств
Запланируйте для новичка ознакомительные встречи с другими отделами коллектива. Чтобы его лучше узнавали, попросите заполнить профили в корпоративных программах и добавить фотографии, где это необходимо. Это поможет новому сотруднику лучше интегрироваться в команду и расширить круг знакомств.
: Предложение обучения
Предложите новому сотруднику пройти обучение и поделитесь списком полезной литературы, ссылок и других учебных материалов. Такой список может составить супервайзер или начальник отдела. Это поможет новому специалисту быстро освоиться и повысить свою квалификацию, что будет полезно для его дальнейшего роста в компании.
Первый месяц
К концу первого месяца работы новый сотрудник должен уже уметь самостоятельно строить отношения в коллективе. На этом этапе непосредственный начальник занимается постановкой задач, выставлением KPI и курированием рабочего процесса.
Эйчар может поинтересоваться у новичка, как проходит рабочий процесс. Обычно это делается в свободной форме, но в некоторых компаниях, особенно если набирают большое количество линейных специалистов, используются стандартные опросники. Это помогает оценить процесс адаптации и выявить потенциальные проблемы, даже если на личные беседы с каждым сотрудником нет времени.
Третий и шестой месяцы
В большинстве российских компаний процесс онбординга рассчитан на три месяца, что совпадает с окончанием испытательного срока. К этому времени линейный персонал должен полностью адаптироваться и стать полноценной частью коллектива. Это включает в себя формирование профессионального круга, который включает коллег из других отделов, прохождение необходимого обучения и полное включение во все задачи, где требуется его участие.
Для руководителей и бухгалтерии процесс онбординга, как и испытательный период, может быть продлен до шести месяцев. За это время специалист полностью адаптируется к корпоративной культуре и начинает работать на общих условиях, что позволяет ему эффективно вносить свой вклад в развитие компании.
Источник: Про испытательный срок
Онбординг — это процесс поэтапного вовлечения нового сотрудника в социальную и рабочую среду компании. Он включает в себя знакомство с корпоративной культурой, структурой, правилами и рабочими процессами организации. Цель онбординга — обеспечить быструю и эффективную адаптацию сотрудника, чтобы он мог выполнять свои обязанности без стресса и стать полноценной частью команды.
Онбординг может быть как официальным, с регламентированными процедурами, так и неформальным, без строгих стандартов. Этот процесс начинается с момента подписания предложения о работе и может длиться несколько месяцев, в зависимости от политики компании.
Онбординг также используется в других сферах, например, в маркетинге, где он помогает клиентам быстро освоиться с продуктом или услугой и извлечь из них максимальную выгоду.