Очень часто можно услышать от соискателей «ищу работу офис менеджера», большинство из них – это представительницы прекрасного пола. Должность звучит заманчиво и заранее предполагает работу в офисе, к чему и стремятся многие. Но все ли отдают себе отчет, чем должен заниматься офис менеджер. Ведь это не только знание делопроизводства, как думают некоторые. Данная должность подразумевает определенные обязанности и знания. Во-первых, эта должность относится к руководящему составу, так как менеджер-это управленец. Во- вторых, это ответственность не только за документацию, но и за работу сотрудников офиса. Поэтому определенные знания просто необходимо. И прежде чем претендовать на данную должность, нужно знать основные требования, которые предъявляются к кандидату на эту должность.
1. Помимо высшего образования, необходимо наличие курсов по направлению «Офис-менеджер», опыт работы в административном секторе, и желателен опыт работы по специальности.
2. Кандидат должен знать основные принципы: расстановки персонала в офисе, управления персоналом, построения организационной структуры офиса, методики и контроля проведения аудиторских мероприятий.
3. Претендент на должность офис-менеджера должен знать методы тактического и стратегического планирования, а также знать, за что несут ответственность сотрудники.
4. Основы делопроизводства, основы обеспечения документацией, разновидность текстовых документов, их структуры и особенности составления для каждого конкретного случая – эти знания претендента необходимы, так как офисная работа связана с большим количеством документации.
5. Офис менеджер должен снабжать офис всеми необходимыми канцтоварами, обеспечивать техническое оснащение офиса, и естественно, должен уметь пользоваться всеми видами оргтехники.
6. Заключение хозяйственных договоров, основы бухгалтерского учета, знание иностранного языка – только увеличат шансы получить работу офис менеджер.
7. Как же управленцу без знаний делового этикета и этики взаимоотношений в коллективе? Эти знания также необходимы.
8. Ну и конечно знание трудового кодекса Российской Федерации, правила и нормы техники безопасности (особенно при работе с оргтехникой), охраны труда, противопожарной безопасности.
Нужно помнить, что офис-менеджер это ответственное лицо и в первую очередь за рабочий процесс в коллективе. Из представленных необходимых знаний, можно сделать вывод, какие у офис — менеджера должностные обязанности. Пожалуй, наиболее ответственным этапом в работе является организация различных встреч с клиентами, визитерами, делегациями, и проведение этих встреч. Здесь понадобятся навыки ведения переговоров, их анализ и оформление соответствующей документации. Работа офис менеджер – это проведение конференций, презентаций, семинаров и различных совещаний. Немаловажной обязанностью является предупреждение и разрешение конфликтов в рабочем коллективе, которые естественно могут возникать. Помимо разрешения конфликтов офис-менеджер должен помогать своим сотрудникам в решении рабочих вопросов.
Как руководящее лицо офис-менеджер отвечает за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей рабочего коллектива и неисполнение своих обязанностей, а также за различные правонарушения на рабочем месте и нанесенный материальный ущерб предприятию.
Так что обязанностей и ответственности у данной профессии много. Поэтому прежде чем претендовать на эту должность нужно подготовиться и получить необходимые знания. Да и руководить коллективом из сотрудников с разным характером и привычками тоже надо уметь. А здесь необходимы будут некоторые психологические навыки управления коллективом. Им можно обучиться, почитав соответствующую литературу.
