Как известно, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждая компания обязана составить график отпусков не менее, чем за 2 недели до нового года. Для HR-служб это сложный проект, надо не только согласовать план на будущий год, но и срочно закрыть «хвосты» неиспользованных отпусков.
Помочь в решении задачи должны руководители отделов и управлений компании. Ведь зачастую именно из-за отсутствия планирования у организаций нет графика отпусков и срываются сроки их проектов. В то же время сотрудники, как ни странно, не используют весь свой отпуск за год. Оставшиеся дни накапливаются из года в год, образуя порой «шлейф» задолженности в десятки дней. Подобное встречается у многих.
Неиспользованные отпуска чреваты не только локальными конфликтами с сотрудниками. Штраф за такое нарушение составляет 50 тыс. рублей на каждого сотрудника, у которого остался «хвост». Кроме того, Инспекция по труду обяжет в течение месяца отправить всех в отпуска, и компания может в один момент оказаться без сотрудников.
Представьте ситуацию, компания ведет большой проект, люди задерживаются на работе, трудятся в выходные. В один момент кто-то устает и просит предоставить ему очередной оплачиваемый отпуск на 2 недели. Руководитель против, а Служба персонала не может его не отпустить. Другими словами, если в организации нет графика отпусков, фактически нарушается установленное ТК РФ право сотрудника на очередной отпуск. Это значит, когда работодатель не исполняет свое право на планирование, работник может уйти в отпуск в удобный для него момент.
При этом Трудовой кодекс РФ говорит нам, что сотрудник имеет право на не менее 28 календарных дней отпуска, а работодатель может определять, когда его предоставлять. Для этого создается график отпусков – локальный нормативный акт, от выполнения которого сотрудник не имеет права отказаться. Скажем, если компания запланировала работнику 28 дней отдыха в апреле, в этом месяце он и должен быть в отпуске.
К счастью, график – не догма, ведь каждый сотрудник пишет заявление на отпуск. На рынке сложилась именно такая практика: работник пишет заявление, а работодатель его согласовывает. Но это все работает до первого конфликта, когда компания откажется отпустить в конкретный момент сотрудника или ГИТ при проверке увидит нарушения. Зачем же тогда нужно заявление, если при подготовке графика оно не требуется? Трудовой кодекс позволяет работнику и работодателю договориться о разделении отпуска на части, требуя, чтобы одна из них была не менее 14 календарных дней. Чтобы доказать договоренность, сотрудник пишет заявление о разделении своего отдыха на несколько периодов, а организация его согласовывает. Но заявление надо писать не в любое время, накануне очередного отпуска, а перед подготовкой графика на следующий год. Если же отпуск приходится перенести, достаточно будет лишь согласовать его с руководителем.
Но что делать, если сотрудники не уходят в отпуск или откладывают его? Есть несколько решений. Первый из них — попросите написать заявления о переносе отпуска по просьбе работников. В таком разрезе далее надо будет составлять график отпусков за 2 недели до конца года, как и положено по закону, а затем – снова сбор заявлений о переносе.
Другой вариант решить проблему – «ликвидировать хвосты» и далее их не накапливать. Сделать это можно 3 способами. Первый – отправить сотрудника в неиспользованный отпуск, но вряд ли это возможно, если накопилось 50 или 100 дней. Более радикальный, но также возможный вариант — вы расторгаете с человеком трудовой договор по соглашению сторон, выплачивая компенсацию за неотгулянный отпуск, а на следующий день вновь принимаете его на работу. И третий способ – предоставление отпуска по выходным. Фактически сотрудник находится все время на работе и в то же время получает оплату за отпуск. В нашей практике инспекторы в ходе проверок спокойно относятся к такому варианту, если человек сам написал заявление на отпуск. Но здесь надо помнить, что в соответствии с законом из минимально возможных 28 календарных дней отпуска 14 должны быть подряд, поэтому такое решение удобно, если у работника остается несколько дней и он не хочет их отгуливать. Так или иначе, все эти способы лежат в плоскости закона, не нарушая его.
