Популярность аутсорсинга расчета заработной платы растет, и с каждым годом на рынке появляется все больше компаний, специализирующихся в этой области. Есть несколько вещей, на которые нужно обращать внимание при выборе подрядчика, чтобы передача расчета зарплаты на аутсорсинг оказалась выгодным маневром, а не серьезным промахом.
1. Белоснежная репутация и большой опыт
По данным опроса, проведенного сообществом менеджеров E-xecutive, в России провайдера аутсорсинга выбирают по его опыту и репутации на рынке и руководствуясь рекомендациями других клиентов. Это правило выбора бизнес-партнера совершенно универсально, а в области аутсорсинга расчета зарплаты и вовсе выходит на первый план. По данным опроса, проведенного E-xecutive, основными критериями выбора провайдера аутсорсинга являются положительные рекомендации, внушительный опыт и незапятнанная репутация. Время, потраченное на сбор подробного «досье» на приглянувшихся провайдеров, окупается сторицей. Здесь вас должно интересовать, как давно провайдер существует на рынке (работает в России), каково его положение на рынке (стоит обратить внимание на рейтинги, которые составляют ведущие независимые агентства, например, РА «Эксперт»), какие проекты ведет, как заказчики отзываются о качестве оказываемых услуг. В идеале, конечно, нужно лично пообщаться с ответственными за аутсорсинг представителями двух-трех нынешних и бывших клиентов компании. У последних стоит узнать причину отказа от продолжения сотрудничества. Важно также, не участвовал ли провайдер в судебных разбирательствах, не является ли фигурантом каких-либо скандальных историй. Первичную информацию можно собрать через интернет.
2. Наличие обкатанных методов решения ваших проблем
Немаловажным при выборе провайдера услуги по расчету заработной платы является присутствие у него клиентов из той же отрасли, в которой работает ваша компания. Иначе решение для вас аутсорсеру придется изобретать «с нуля», и здесь возникают риски получить недоработанное предложение.
К «готовым решениям», не учитывающим отраслевую специфику, оргструктуру, географию и иные особенности вашего бизнеса, также стоит относиться очень внимательно. Производственные предприятия с посменным графиком труда, торговля с традиционной переменной частью зарплаты в виде процентов от продаж, территориально-распределенные компании с частыми командировками и прочие требуют разных методик расчета зарплат. В общем, лучше всего выбирать аутсорсера с практическим опытом расчета зарплаты в компаниях, аналогичных вашей.
3. Цена вопроса
Стоимость услуг провайдера, как показывают исследования, — самый популярный критерий выбора поставщика. Расценки на услуги аутсорсера зависят от наполнения базового пакета услуг по расчету заработной платы, наличия кастомизированных услуг, количества сотрудников в штате, числа юрлиц/обособленных подразделений с выделенным балансом, сложности расчета (наличия системы КТУ, сменного режима работы или присутствия в заработной плате премиальной части и различных надбавок), способа предоставления аутсорсеру данных для расчета (в электронном или бумажном виде) и некоторых других факторов.
Как правило, чем крупнее провайдер, чем больше у него клиентов, тем лучше организован процесс работы, меньше простоев и ниже цена. Провайдер достигает экономии за счет эффективной загрузки своих сотрудников и проведения расчетов в региональных дата-центрах, где квалифицированная рабочая сила дешевле.
4. Грамотное оформление отношений
Выбирая провайдера необходимо обратить внимание на документы, которые он предлагает подписать перед началом сотрудничества. В этот пакет должны быть включены соглашение о конфиденциальности, оговаривающее ответственность за разглашение финансовой информации, а также соглашение о предоставлении услуг, где четко прописаны зоны ответственности и процедуры взаимодействия сторон. Отличительная черта надежного провайдера – наличие договора с уважаемой страховой компанией на предмет покрытия рисков.
5. Соблюдение требований конфиденциальности
Хотя по статистике утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходит по вине текущих или бывших сотрудников организации, все еще бытует мнение, что привлечение стороннего поставщика услуг по расчету заработной платы чревато широкой оглаской сведений об окладах в компании. Чтобы обезопасить себя от такой пусть и гипотетической возможности, нужно удостовериться, что провайдер страхует утечку данных и хранит их в защищенном, современном дата-центре.
6. Программное обеспечение
Должным образом организованная техническая сторона сотрудничества с провайдером, грамотно выбранная программная платформа, на которой ведется расчет зарплаты – важная составляющая эффективного аутсорсинга. Хороший поставщик позволяет клиенту выбрать программную платформу под задачи его бизнеса или рекомендует наиболее подходящие варианты. Главное условие – надежность и адаптивность ПО, его способность к интеграции, возможность подключения новых сервисов. Возможен также вариант приобретения удаленного доступа к программной платформе через веб-интерфейс, при котором заказчик аутсорсинга экономит на покупке лицензий и обслуживании IT-системы.
