Выходное интервью — это хороший диагностический инструмент, позволяющий узнать причины, по которым сотрудник принял решение покинуть компанию. Чаще всего такое интервью представляет собой личный разговор с увольняющимся сотрудником непосредственно перед его уходом. Если компании заранее неизвестно о причинах ухода, такой разговор может пролить свет на многие вопросы, связанные с увольнением.
В основном выходное интервью проводится с сотрудниками, увольняющимися по собственному желанию. Если же инициатором ухода является компания, это значит, что причины, по которым сотрудник не может больше продолжать здесь работать, уже достаточно исследованы и финальная беседа не требуется.
Если говорить о формате, то, помимо личной встречи, интервью может проводиться онлайн (заполнение анкеты). Конечно, в такой форме данные от сотрудника, как правило, будут менее информативными. Но онлайн-анкетирование может быть полезным, если по каким-либо причинам встреча невозможна, например, из-за географической удаленности или отказа увольняющегося от участия в личной беседе. Также заполнение анкеты может стать хорошим дополнением к личной беседе, чтобы получить максимально полную и структурированную информацию от сотрудника.
Не удержать, а понять почему
Нужно сразу оговориться, что целью выходного интервью не является удержание сотрудника в компании. Беседа проводится непосредственно перед увольнением, когда человек уже определился со своими планами и возможность его переубедить минимальна. Задача удержать нужного специалиста должна ставиться на более ранних стадиях. Для этого, как только в отделе персонала появляются данные о намерении сотрудника уволиться или о его недовольстве руководством или какими-либо действиями компании, проводится ряд мер для устранения конфликтной ситуации, а также стимулирующие переговоры с работником. Важно в таком случае проговорить дальнейшие перспективы в компании или, например, предложить альтернативную позицию, которая могла бы его заинтересовать.
Основная же цель выходного интервью — это выявление мотивов сотрудника в решении покинуть компанию, а также возможность разобраться в нюансах каждой конкретной ситуации. Например, если несколько сотрудников, увольняясь, говорят о сложной ситуации в коллективе, а линейный менеджер не владеет информацией о проблеме, можно предположить, что руководитель некомпетентен в ряде вопросов. Тогда с ним стоит провести беседу, а также и разработать меры для предотвращения дальнейших увольнений.
Кому доверить проведение интервью
Чаще всего с сотрудником беседует представитель отдела персонала, один или вместе с линейным менеджером. Однако зачастую при беседе с непосредственным руководителем сотрудник может не быть объективным и скрывать истинные причины своего ухода. Ведь именно недовольство руководством является одной из частых причин ухода. Недаром говорят, что человек приходит в компанию, а уходит от руководителя. Поэтому, скорее всего, оптимальным вариантом финальной беседы будет общение именно с отделом персонала, с представителем которого можно поговорить по душам.
Но тут могут быть нюансы. По ряду причин сотрудники бывают не до конца объективными даже с отделом персонала. И зависит это как от репутации HR в компании, так и от личных соображений сотрудника. Поэтому сейчас популярна практика привлечения третьей стороны к проведению выходных интервью. Это поможет сделать разговор более откровенным и получить более полную информацию.
Куда уходят специалисты
Во-первых, для компании очень важно понять, куда уходят сотрудники. Это поможет проанализировать, для кого мы являемся донором талантов. Не менее важно знать, позиции какого уровня предлагают конкуренты. Обладая такой информацией, можно предположить, специалистов с каким опытом и навыками конкуренты рассматривают на тот или иной уровень позиций, и, возможно, скорректировать свою кадровую политику для удержания ценных специалистов.
Бывают случаи, когда специалисты уходят на позиции уровня топ-менеджмента. В определенной степени таким положением дел можно даже гордиться, ведь это означает, что организация готовит качественные кадры для руководящих позиций. Но стоит и задуматься. Раз специалисты уходят, значит, компания не смогла предложить им позиции, соответствующие их уровню.
Надо также постараться как можно глубже понять причины и обстоятельства увольнения сотрудника: почему принято решение об уходе, какие шаги предпринимал непосредственный руководитель, узнав о намерении сотрудника уйти, разобраться, что именно разочаровало увольняющегося.
Инструмент выходного интервью также можно эффективно использовать для получения свежего взгляда на состояние дел в компании или отдельном подразделении. Сотрудник на выходном интервью зачастую уже не чувствует себя связанным с текущим работодателем, поэтому может более открыто выражать свое мнение о руководстве и общем подходе компании к ведению дел, давать советы, которые впоследствии можно использовать для оптимизации работы.
О чем стоит спросить
Вопросы, которые обычно задают на интервью, делятся на несколько типов:
— взаимоотношения с коллегами и непосредственным начальником,
— оценка своих достижений,
— удовлетворенность занимаемой позиции,
— оценка организации рабочего процесса,
— оценка дополнительных льгот и системы нематериального стимулирования,
— предложения по улучшению каких-либо показателей компании.
О том, сколько сотрудник будет зарабатывать на новом месте, лучше не спрашивать. Также не стоит пытаться узнать негативную информацию о коллегах.
Зачастую в ходе выходного интервью сотруднику задаются самые банальные вопросы. Например, «Какова основная причина Вашего ухода?», «Что было самым приятным в работе, а что хотели бы поменять?», «Получали ли Вы поддержку в ходе выполнения своей работы?» и прочие. Несомненно, эти вопросы достаточно важны и дадут общее понимание сложившейся ситуации. Но ведь на стандартные вопросы дают стандартные или односложные ответы. Чтобы сделать интервью более информативным, можно после каждого вопроса попросить сотрудника обосновать или объяснить свою точку зрения. Другой вариант — заранее разработать перечень вопросов, учитывающих специфику работы вашей компании. Ведь ответы на такие вопросы позволят получить более четкую картину происходящего.
Что нужно учесть при финальной беседе
В первую очередь, как при любой беседе с сотрудником, специалист отдела персонала должен руководствоваться правилами хорошего тона. Это основа любых успешных переговоров. Выходное интервью — это уже не официальный разговор, поэтому здесь важно расположить к себе сотрудника, чтобы он не чувствовал скованности и мог говорить откровенно. Ни в коем случае со стороны отдела персонала не должно быть негатива, тем более обвинений. Негатив со стороны сотрудника нужно максимально пытаться нивелировать. Лучше стараться избегать сложных вопросов. В ходе беседы интервьюер должен четко фиксировать слова сотрудника, комментируя как можно меньше, давая увольняющемуся высказаться. В то же время нужно стараться максимально открыто отвечать на вопросы сотрудника, чтобы у него не осталось вопросов и недопониманий. Если работник хочет поговорить конфиденциально, «не для записи», нужно предоставить ему такую возможность. Весь ход разговора должен быть нацелен на получение как можно более полной информации по интересующим работодателя вопросам в самых комфортных для сотрудника условиях.
Здесь очень важен вопрос ощущения сотрудником безопасности такой беседы. Часто причиной ухода работника является недовольство руководителем или коллегами, и бывают ситуации, когда он опасается разговаривать об этом внутри компании, даже непосредственно перед увольнением, и, соответственно, на финальном интервью закрывается и не делится информацией. Поэтому для интервьюера важно показать, что увольняющийся коллега будет выслушан, и создать условия, гарантирующие безопасность разговора.
Стоит отдельно подумать о времени выходного интервью. В последние дни перед увольнением сотрудник обычно занят передачей дел, и встречу нужно назначить в максимально удобное для него время, чтобы человек мог полностью сосредоточиться на разговоре.
Главное в таком интервью — оставить позитивное восприятие и от разговора, и в целом от компании. Очень важно показать сотруднику, что работодателю действительно жаль расставаться с ценным специалистом, предложить помощь в виде рекомендательных писем, если такое практикуется компанией, и любую другую поддержку. То, как компания расстается с сотрудником, во многом определяет ее общий имидж. Ведь качественно проведенное выходное интервью может сгладить некоторые жалобы и недовольства работника и, соответственно, повлиять на то, как сотрудник будет отзываться о бывшем работодателе в будущем.
Как работать с полученной информацией
Прежде всего стоит отметить, что все полученные в ходе интервью данные должны суммироваться в электронных файлах. Эти данные впоследствии могут и должны использоваться как дополнительный инструмент общего анализа «текучки» кадров.
Данные, полученные на выходных интервью, нельзя использовать как единственный источник для анализа по нескольким причинам. Во-первых, на финальное интервью соглашается не каждый сотрудник, то есть эти данные не охватывают все нюансы и причины ухода. Во-вторых, нужно помнить, что выходное интервью — неофициальный разговор и сотрудник выражает свое субъективное мнение. Поэтому принимать какие-либо меры, основываясь только на словах уходящего сотрудника, преждевременно.
Однако если в ходе выходного интервью раскрывается какая-либо критическая информация, это должно послужить поводом для дальнейшего разбирательства. Если, например, несколько увольняющихся работников указывают на конфликты в команде, на недовольство руководителем или по результатам нескольких интервью выявляется явная «охота» конкурентов на специалистов. Вот одна из распространенных ситуаций. В ходе бесед на выходных интервью была обнаружена конфликтная ситуация в рабочей группе. Руководитель группы был явно несправедлив к своим сотрудникам, в результате чего опытные специалисты стали один за другим покидать компанию. После второго интервью, на котором увольняющийся работник негативно высказался о линейном руководителе, отдел персонала отреагировал на ситуацию, провел ряд переговоров, которые раскрыли суть конфликта, принял необходимые меры в отношении руководителя, и тем самым отток специалистов прекратился.
В связке с объективными данными, которые можно получить из исследований, статистики, общедоступной информации на кадровом рынке и т. д., данные выходных интервью могут стать основой для своевременного анализа и предотвращения тревожных тенденций «текучки» в компании.
Мнение:
Лидия Ряшенцева, директор департамента персонала Корпорации SELA в России
Почему не возвращаются сотрудники
Проводить выходные интервью просто необходимо. В первую очередь для того, чтобы узнать истинные причины увольнения сотрудника. В откровенной и спокойной беседе с менеджером по персоналу в день увольнения сотрудник, как правило, готов рассказать многие скрытые нюансы. Ему уже нечего скрывать, и, видя Ваше хорошее отношение, может поведать «тонкие» нюансы увольнения и работы в коллективе, если они были. А Вы сможете систематизировать эту информацию и учесть ее на будущее. Именно в такие моменты выясняется, что дело, например, не в предложенной зарплате на новом месте, а в бывшем начальнике, который перестал обращать внимание на успехи подчиненного из-за какой-то ранее имевшей место ситуации. А тот почувствовал себя ненужным и решил подстраховаться и найти новую работу. Во-вторых, выходное интервью поможет снять возможный негатив сотрудника и узнать его планы на будущее; по крайней мере, если Вы хорошо поговорите, он не будет писать в Интернете негативные отзывы о компании. Также не стоит забывать и о том, что, возможно, на своей следующей работе он может быть полезен для налаживания связей и, например, взаимовыгодного сотрудничества двух компаний.
Источник: вакансии в Краснодаре и Краснодарском крае
А вот насчет возвращения сотрудников повторно в одну и ту же компанию — вопрос спорный, и даже не в силу того, что это неэффективное решение, а в силу неготовности, как правило, руководства компании менять мнение о сотруднике. Работник мог уволиться с одной должности, а через несколько лет, получив новый опыт и знания, претендовать уже на другую позицию. Но воспринимается он компанией по-прежнему на старом уровне, и переломить это восприятие подчас невозможно. На моей практике случаи возвращения сотрудников в бывшие компании очень редки.
