Потребность в дополнительной рабочей силе возникает часто: расширение производства, строительство, просто горячий сезон – лишние руки ищутся срочно и оформляются зачастую как попало. Возникают ситуации, когда в штатном расписании должность нового сотрудника либо вообще не предусмотрена, либо есть, но уже занята кем-то другим. Многие работодатели предпочитают не вдаваться в подробности и оформляют нужного специалиста как внештатного сотрудника. Тут-то и могут начаться неприятные неожиданности.
Вне штата – вне проблем?
Легального определения штата организации действующее законодательство не содержит. По сути, штат – просто постоянный состав сотрудников организации. Понятие штатного расписания встречается нам в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты». Штатное расписание – форма первичной отчётности, которая применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с её Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Обязанность каждой организации иметь штатное расписание прямо законодателем не определена, поэтому многие его игнорируют либо принимают этот документ исключительно формально, не заботясь о его соответствии реальному положению дел. При таком подходе в случае необходимости нанять нового работника с ним оформляется обычный трудовой договор, ведь основанием возникновения трудовых отношений служит именно он, а не штатное расписание. Действительно, отсутствие штатного расписания или нужной должности в нём препятствием к работе не является, а вот в случае визита трудовой инспекции или налоговых органов штатное расписание может очень пригодиться. Практике известно немало случаев, когда отсутствие этого документа расценивалось проверяющими как нарушение трудового законодательства, что влекло для организации штрафные санкции.
Следует учитывать, что при отсутствии в штатном расписании нужной должности занимающий её работник автоматически становится внештатным, и обнаружение таких работников тоже может вызвать вопросы у трудовой инспекции. Кроме того, при необходимости увольнения «лишних» подчинённых, когда необходимость в них отпала, наличие штатного расписания может иметь решающее значение, поэтому этот документ лучше всё же иметь, как и чёткое представление о том, кто должен составлять штат, а кто действительно будет внештатным сотрудником.
Правовые риски
Внештатные работники обычно используются в случае чрезмерной загруженности штата и для выполнения нехарактерных для профиля деятельности организации работ. Классической является ситуация, когда нужен человек «на подхвате» или дублёр, замещающий временно отсутствующего штатного работника. Довольно распространённой является также практика передачи дел увольняющегося сотрудника новому, которого с целью скорейшего вхождения в суть дела оформляют «внештатником» на работу раньше срока увольнения первого сотрудника.
Оптимальным решением в случае длительного отсутствия нужного штатного работника (продолжительной болезни, отпуска, декретного отпуска) было бы заключение с новым работником срочного трудового договора (на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым при этом сохраняется место работы). В ситуации, когда ожидается увольнение нужного организации специалиста, целесообразней дождаться наступления дня увольнения и тогда уже принимать нового работника в штат на неопределённый срок. Следует лишь учитывать, что Трудовой кодекс РФ не поощряет заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределённый срок, и в случае отсутствия достаточных для заключения срочного договора оснований, установленных судом, он считается заключённым на неопределённый срок (ст. 58 ТК РФ).
Другим вариантом в таких ситуациях было бы заключение с «дублёрами» не трудового, а гражданско-правового договора, в котором были бы прописаны удобные работодателю условия его прекращения (напоминаем, что в трудовом договоре предусмотреть начало и окончание его действия «под условием», то есть в зависимости от наступления какого-либо события, нельзя).
Но жизнь диктует свои условия: предположим, что трудовой договор с внештатным работником уже заключён. Что происходит дальше? Дальше штатный работник может выздороветь, передумать увольняться, может элементарно отпасть необходимость в дополнительном сотруднике. А «внештатник» продолжает работать и увольняться по собственному желанию даже не думает, равно как и не желает увольняться с последующим зачислением на штатную должность, но по срочному трудовому договору. Что с ним делать? Единственным законным методом освобождения ненужной для функционирования организации должности является сокращение численности работников этой организации в соответствии с п.2 ч.1 ст. 81 Трудового кодекса РФ. Здесь-то и пригодится штатное расписание – оно послужит базой для обоснования необходимости такого сокращения.
Однако увольнение на основании сокращения численности работников имеет свои недостатки для работодателя. Такое увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учётом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности (а если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, то и в других местностях).
Кроме того, увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения (и в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен). Предупредить о таком увольнении нужно не менее чем за два месяца до него либо придётся платить дополнительную компенсацию.
Чужой среди своих
Внештатные работники часто привлекаются с целью экономии средств работодателя, поскольку они, как правило, работают вне офиса и используют свои инструменты и материалы. Однако эффективность такого найма не доказана. Многие руководители придерживаются мнения, что качество работы «внештатников» ниже, чем основных работников организации: они чаще срывают сроки либо вовсе исчезают, хуже выполняют приказы, испытывают проблемы с трудовой дисциплиной.
В случае совместной работы с основным коллективом внештатные работники традиционно вызывают неприятие штатных: они расцениваются как запасные, менее важные, либо вовсе как конкурентная угроза для штатного состава, поэтому часто являются причиной конфликтов, особенно в период обсуждения повышения заработной платы и распределения финансовых вложений организации.
Всё это не означает, что нужно вовсе отказаться от внештатных работников, однако работодателю полезно:
1) определиться со штатным расписанием, назначив персонально ответственного за его ведение и актуализацию сотрудника;
2) не бояться использовать гражданско-правовые договоры, но не злоупотреблять ими;
3) проводить в коллективе разъяснительную работу, регулярно обозначая приоритетные направления работы и отслеживая количество работников, реально необходимое для их успешной реализации;
4) при необходимости нанять внештатного работника стоит убедиться, что это – единственная возможность утолить кадровый голод организации, и объяснить нанимаемому лицу перспективы его работы.