Деятельность учреждений, организаций и предприятий отражается в многочисленных служебных документах: постановлениях, решениях, распоряжениях, актах, докладных записках, служебных письмах и т.д.
Работы, связанные с организацией «документооборота», осуществляют делопроизводители.
В обязанности делопроизводителя входят оформление служебных документов, регистрация, прием и отправление корреспонденции; доставка ее внутри учреждения, учет, хранение и обеспечение оперативного поиска нужной документации; подготовка документов к сдаче в архив.
Выполнение работы по делопроизводству предъявляет разнообразные требования к особенностям психики, личности работника. Требования эти обусловлены тем, что предметом труда является знаковый материал, разнообразные по форме, содержанию и назначению тексты. При прочтении текста делопроизводитель должен точно воспринять его и мысленно отнести к той или иной разновидности, от этого зависит правильная регистрация и безошибочная подшивка его к тому или иному «делу». В каждом учреждении имеется перечень (номенклатура) дел. В связи с тем, что в течение рабочего дня делопроизводителю приходится много читать, большая нагрузка падает на его зрение.
Характер работы требует от делопроизводителя сосредоточенности, аккуратности и оперативности. Хорошая память тоже надежный помощник в этом деле.
Как правило, делопроизводитель работает за рабочим столом, на котором размещаются регистрационные журналы, картотека, необходимые документы и т.д., а также пишущая машинка или компьютер. Профессию делопроизводителя можно получить в ПТУ, продолжить образование можно в техникуме и институте. Родственные профессии: архивариус, секретарь-машинистка.
Содержание труда: Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет в структурные подразделения, ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, отправляет исполненную документацию по адресатам, систематизирует и хранит документы текущего архива, подготавливает и сдает в архив материалы, законченные делопроизводством.
Должен знать: Положения и инструкции по ведению делопроизводства в учреждении, организации и на предприятии, основные положения Единой государственной системы делопроизводства, порядок контроля за прохождением служебных документов.
Профессионально важные качества:
- внимательность
- аккуратность
- грамотность
- усидчивость
- хорошая память
- концентрация внимания